Як провести науково-практичну конференцію.

Конференції є дуже важливими заходами, на яких розглядаються найбільш актуальні проблеми в досліджуваній області. Зазвичай їх проведення пов'язане з деякими дуже важливими підготовчими роботами, порядок яких варто продумати заздалегідь.
Вам знадобиться
  • - комп'ютер;
  • - мультимедійна дошка;
  • - проектор;
  • - актовий зал;
  • - брошури;
  • - столи;
  • - стільці;
  • - канцелярське приладдя;
  • - фотоапарат/камера.
Інструкція
1
Призначте заздалегідь дату проведення науково-практичної конференції. Як правило, про такі заходи має бути відомо не за один місяць. За цей час потрібно все ретельно підготувати. До того ж, виступаючі теж повинні зібрати весь необхідний матеріал для порядку денного.
2
Оповістіть учасників і гостей, виславши їм офіційне запрошення. Виступаючими можуть бути аспіранти, кандидати або доктора наук в тій області, в рамках якої буде проводитися конференція. Їм потрібно узгодити свій розклад, щоб воно не йшло врозріз з даним заходом.
3
Позначте мета конференції і розпишіть її докладний план. Подумайте, яку основну задачу потрібно виконати на майбутніх зборах. Зробіть детальну схему того, як буде все відбуватися. Вказуйте кожен пункт аж до хвилини. Не забудьте про невеликі перерву на обід і паузи між виступаючими. Це дуже важливий пункт, від якого залежатиме злагодженість всього ходу конференції.
4
Підготуйте весь необхідний матеріал для виступаючих і гостей. Почніть з установки мультимедіа. Переконайтеся, що проектор, комп'ютер і мультимедійна дошка працюють справно. Підготуйте планшет, фломастери і папір для можливих позначок. Принесіть додаткові столи на сцену і біля неї. Постеліть на столи скатертини і поставте на них квіти.
5
Переконайтеся, що ви зможете забезпечити всіх посадочними місцями. Заздалегідь приготуйте додаткові стільці. Звільніть спеціальний невеликий зал для перерви на обід. Перевірте освітлення. Вимийте і провітріть зал напередодні конференції. Все має бути зроблено на вищому рівні.
6
Роздрукуйте брошури і роздайте їх в день проведення конференції всім гостям та учасникам. У цих невеликих листівках повинно бути вказано розклад конференції, її виступаючі і програма, яка буде освячена.
7
Проведіть науково-практичну конференцію згідно заздалегідь наміченим планом. Слідкуйте за тим, щоб не вибитися з графіка. Зробіть по можливості фото і відео репортаж. Це буде гарною підмогою для майбутніх подібних заходів. Підведіть підсумки конференції та проводите гостей. Приберіть приміщення актового залу після її закінчення.
Наукові конференції різняться за своїми направленностям і масштабом проведення. Якщо взяти будь-який інститут, то такі заходи можна проводити хоч щотижня, але тільки в рамках цієї організації. Але для більш значущих подій є свій покроковий алгоритм, в якому потрібно врахувати багато деталей.
Вам знадобиться
  • - план;
  • - приміщення;
  • - писальні матеріали;
  • - плакати;
  • - мультимедійне обладнання;
  • - мікрофони;
  • - роздаткові матеріали;
  • - столи та стільці;
  • - скатертини;
  • - папки з документами;
  • - питна вода і стаканчики.
Інструкція
1
Визначтеся з темою конференції. Взагалі, щоб ваше наукове зібрання мало успіх, потрібно добре продумати основну ідею конференції. Тема повинна бути актуальною, лаконічною і становити інтерес не тільки для виступаючих, а й для глядачів. Адже найголовніше в подібних заходах - зацікавленість обох сторін. Тому зберіть колегію однодумців, щоб скласти коротку корисну тему.
2
Оповістіть заздалегідь всіх учасників. Також успіх конференцій подібного типу визначається наявністю високопоставлених гостей в науковому світі. Звичайно, все залежить від розмаху вашого форуму. У будь-якому випадку, чим більш імениті гості вас відвідають, тим буде цікавіше проводити дані збори. Подбайте про це за кілька місяців, а то й за рік да відкриття засідання! Розішліть всім гостям письмові запрошення.
3
Зробіть чіткий покроковий план проведення конференції. Тепер займіться плануванням всього заходу. Зберіть знову ж своїх однодумців і обчисліть аж до хвилини, коли і що має відбуватися. Напишіть всі заходи, учасників і час в стовпчик. Не забудьте робити невеликі перерви під час конференції: їх повинні бути 2-3, не більше. Перевірте його кілька разів і внесіть корективи.
4
Розподіліть обов'язки серед усіх помічників. Як тільки у вас на руках буде чіткий план конференції, розподіліть всі підготовчі заходи між співробітниками і організаторами. Простежте, щоб все було виконано вчасно.
5
Проведіть інформаційну та ресурсну підготовку. Продумайте, які роздавальні матеріали можуть знадобитися для учасників і глядачів конференції. Ними можуть буклети, роздруківки, папки, мікрофони, ручки і т.д. Зробіть так, щоб усім було комфортно і захід пройшов з користю для всіх.
6
Організуйте приміщення. Без хорошого освітленого залу неможливо провести успішний захід. Звичайно, все залежить від кількості глядачів. Важливо, щоб приміщення було містким і розташовує до роботи. Заздалегідь приготуйте необхідну кількість сидячих і запасних місць. Вимийте підлогу, вікна. Принесіть столи для членів конференції. Встановіть всю необхідну апаратуру: екран, комп'ютер, проектор, колонки, мікрофони і т.д. Дивіться по ситуації, що може знадобитися.
7
Проведіть урочисте відкриття наукової конференції. Дайте слово голові комісії даного заходу. Потім як головний організатор простежте, щоб все пройшло згідно з графіком.