Як провести ефективне нараду.

Планерки, збори і наради - невід'ємна частина робочого процесу. Їх головне завдання полягає в колективному аналізі будь-якої службової ситуації. Учасники робочих зустрічей можуть і повинні активно висловлюватися, обговорювати деталі, пропонувати варіанти вирішення проблем. Щоб нараду стало ефективним, організатор повинен дотримуватися певних правил.
Вам знадобиться
  • - повістка дня;
  • - регламент проведення наради;
  • - протокол наради.
Інструкція
1
Запам'ятайте основні ознаки ефективного наради. Їх небагато: 1. Нарада має конкретну мету; 2. Організатор провів всю необхідну підготовчу роботу; 3. На нараді присутні тільки зацікавлені співробітники, що мають безпосереднє відношення до обговорюваних питань; 4. Дискусія не відхиляється від основної теми; 5. За підсумками наради визначено найближчі плани і співробітникам дано конкретні порученія.Все ці питання керівник повинен контролювати особисто, особливо якщо в організації ще не сформований механізм проведення ефективних зборів.
2
Сформулюйте головну тему наради. Вона повинна бути актуальною і зрозумілою для співробітників. Дуже важливо, щоб робоча зустріч мала конкретну мету: розробити план заходи, схвалити рішення, висунути ідею і т.д. Приміром, не варто обговорювати світова економічна криза, якщо у вашому рекламному агентстві скоротилося число замовників. Нарада в цьому випадку потрібно присвятити розширенню спектра послуг і зміни системи знижок.
3
Підготуйте докладну повістку зборів. У ній вкажіть основну тему, питання, які планується обговорити, прізвища та імена доповідачів, склад запрошених, дату, час і місце проведення заходу. Кожен пункт порядку повинен деталізувати основну тему наради, відображати будь-якої її аспект. Групувати питання можна або за принципом «від простого до складного», або в аналітичному порядку - «наявна ситуація - її витоки - можливі варіанти вирішення».
4
Прикладіть до порядку регламент наради. У ньому визначте час на виступ основних доповідачів, на інформацію співдоповідачів, на уточнюючі питання і на обговорення. Складайте регламент навіть для невеликих службових зібрань. Так ви привчите себе і своїх співробітників цінувати робочий час, вкладатися у відведені терміни, викладати думки чітко і по суті.
5
Ознайомте співробітників з порядком денним заздалегідь. Розішліть її по корпоративній електронній пошті або роздайте в руки кожному запрошеному на нараду . Попросіть всіх підготуватися до обговорення. Акцентуйте увагу на тому, що ви чекаєте від кожного учасника пропозицій в рамках його компетенції.
6
Почніть нараду власним невеликим виступом. Протягом 3-5 хвилин розкажіть про причину, що спонукала вас організувати дані збори, і про те результаті, якого ви хочете досягти. Потім ознайомте учасників з порядком денним та регламентом роботи.
7
Руководите обговоренням. Підтримуйте доброзичливу, але конструктивну дискусію. Спонукайте кожного учасника наради висловлювати свою думку, звертайтеся до «мовчунам» з персональними питаннями, що потребують розгорнутої відповіді. Тактовно, але твердо припиняйте спроби відвести розмову в бік від головної проблеми. З кожного питання підводите проміжні підсумки.
8
Завершуючи нараду , ще раз озвучте прийняті рішення та доручення, дані співробітникам. Переконайтеся, що всі учасники зрозуміли свої завдання і запам'ятали терміни їх виконання. Важливі моменти внесіть в протокол. Його копію направте фахівцям, відповідальним за виконання доручень, а також співробітникам, які беруть участь у реалізації прийнятих рішень.
Засідання - це зібрання вузького кола уповноважених представників, керівних спеціалістів, робочої групи, присвячене вирішенню будь-яких актуальних питань. Це зібрання в мініатюрі, тому на засіданні є свій голова - людина, яка буде його вести.
Інструкція
1
Засідання може проводитися в плановому порядку з затвердженою регулярністю, або бути спонтанним, зібраним для вирішення накопичених поточних питань або фарс-мажорних обставин. У кожному разі веде засідання посадова особа, призначена на цю посаду офіційно. По суті, засідання проводиться для того, щоб дати можливість фахівцям висловити свою думку з того чи іншого питання і прийняти колегіальне рішення.
2
Необхідно повідомити всім тим, хто має бути присутнім на засіданні, його порядок: тему і перелік питань, які потребують обговорення, а також час і місце проведення засідання. Це можна зробити телефонограмами або за допомогою офіційних повідомлень. Як правило, склад учасників засідань, уповноважених для вирішення конкретних питань, визначений. Тому, на засіданні має бути кворум, що забезпечує легітимність прийнятих на ньому рішень. Перед початком засідання повинен бути оформлений лист реєстрації учасників. Якщо кворум є, то засідання можна буде починати.
3
Ведучий засідання повинен відкривати його вступним словом із зазначенням теми та перерахуванням питань, що потребують вирішення, і закривати збори, резюмуючи його підсумок. Його правом є надавати слово черговому виступаючому, ставити питання на голосування і оголошувати прийняті рішення. Він також зобов'язаний підтримувати порядок при проведенні засідання та виносити постанови по порядку його ведення.
4
Незаперечним правом ведучого є також припинення запису бажаючих висловитися, обмеження часу їхні виступи та кількості висловлювань з одного й того ж питання. При порушенні порядку та регламенту засідання ведучий може перервати або закрити дебати і закрити або перервати засідання.
5
Під час засідання ведучий повинен забезпечити заповнення протоколу, який складається по ходу та підсумкам цього управлінського дії. Протокол призначений для документальної фіксації та оформлення колегіального обговорення питань і прийнятих рішень.