Як почати відповідь на лист.

До електронній пошті люди звикають швидко. За вечір можна обмінятися десятком-другим повідомлень, і листування з друзями і родичами досить часто нагадує усний діалог. Однак при складанні ділових листів необхідно слідувати нормам етикету, а вони для електронної та звичайної пошти приблизно однакові.
Вам знадобиться
  • - комп'ютер з підключенням до інтернету;
  • - телефонний довідник.
Інструкція
1
Сформулюйте мету Вашого повідомлення. Записувати її не обов'язково, але ви повинні чітко уявляти, хочете ви домогтися нового контракту, роздобути нових клієнтів, залучити на роботу нового співробітника, пред'явити претензію або просто привітати партнерів зі святом.
2
Подумайте, хто саме повинен отримати ваше лист . Від цього багато в чому залежить його форма. Може бути, вам взагалі не буде потрібно нічого писати, а достатньо буде зателефонувати, обговорити ситуацію на спеціалізованому форумі або вирішити питання при особистій зустрічі.
3
Виберіть тип письма. Для споживача це може бути пропозиція товару або послуги, інша інформація рекламного характеру. Ви можете провести анкетування. Банки нерідко нагадують клієнтам про заборгованість по або нових умовах кредитування. На адресу людини, якого ви б хотіли бачити у своєму колективі, можна направити інформацію про вакансії та повідомлення про прийом на роботу. Деякі повідомлення співробітники фірми обов'язково мають отримувати в письмовому вигляді. Це інформація про дисциплінарні стягнення і попередження про скорочення. Партнерам зазвичай пишуть нові пропозиції, претензії і вибачення.
4
Ділове лист повинно містити певні реквізити, тому краще відразу розробити форми. Заповнений бланк можна надіслати електронною поштою як вкладення або роздрукувати та надіслати звичайною поштою простим або рекомендованим лист м. Вгорі повинен стояти назва вашого підприємства, а ще краще - логотип. Трохи нижче розташовуються дата і номер, а якщо потрібно - то і посилання на мережеві ресурси (наприклад, якщо на офіційному сайті викладені умови контракту або конкурсна документація). Краще відвести графу і для теми листа. Виділіть її жирним шрифтом. Це дасть можливість вашому адресату швидше зорієнтуватися в документах, які щодня надходять йому на підпис.
5
Уточніть прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, якій призначено лист . Багато фірм мають свої сайти або хоча б домашні сторінки в Інтернеті. Контакти там напевно є. Можна подзвонити секретареві і з'ясувати, хто з працівників займається тим чи іншим питанням. На підприємстві можуть бути однофамільці і навіть співробітники, у яких збігаються прізвище та ініціали.
6
Почніть лист з особистого звернення на ім'я та батькові. Доречно буде додати до нього слово "шановний", навіть якщо ви пишете лист про дисциплінарне взисканіі.Во вступної частини нагадайте адресату про попередньому контакті, навіть якщо він був досить давно. Не виключено, що цей співробітник займається багатьма проблемами. Необхідно дати йому можливість зорієнтуватися, а заодно і показати, що ви цінуєте його час. Це може бути посилання на контракт, підписаний такого-то числа, або повідомлення, що резюме, розміщене на сайті, розглянуто керівництвом. Якщо ви пишете відповідь, вкажіть, яка саме дія вашого респондента послужило приводом.
Зверніть увагу
Не забудьте про те, що діловий лист має бути коротким і зрозумілим. Структуруйте його. Кожна пропозиція має містити закінчену думку. Найважливіше помістіть на початку і в кінці основної частини пісьма.Не менш важливо коректно закінчити лист. Якщо ви не дуже добре знаєте людину, до якої звертаєтеся, найбільш доречним буде висловити йому повагу, після чого поставити свій підпис.
Корисна порада
Якщо все ваше повідомлення буде знаходитися в тілі листа, тему можна вказати в спеціальній графі, передбаченої інтерфейсом поштового сервера або поштовим клієнтом. У самому повідомленні тему можна в цьому випадку не вказувати. Якщо ви пишете листа родичу чи знайомому, з яким спілкуєтеся не дуже часто, почніть його з вашого звичайного поводження з цією людиною. В цьому випадку можливі всі варіанти вітання, прийняті в вашому колі. Вибір залежить від того, наскільки близькі ваші стосунки. В основній частині опишіть, як йдуть ваші справи, при цьому намагайтеся писати про хороше і погане (якщо є така необхідність) упереміж.
Відмовляти здобувачеві в роботі, партнеру в проведенні угоди, здобувачеві в наданні кредиту завжди складніше, ніж давати позитивну відповідь. Правильно почати лист і скласти його - можливість зберегти гарну думку про себе і компанії, незважаючи на вимушену відмову.
  1. Почати лист-відмову з повторення Одним з найбільш поширених способів складання листів-відмов є короткий виклад на початку прохання здобувача. Це переконає адресата, що його клопотання не залишилося без уваги: з ним ознайомилися, але в силу об'єктивних причин не змогли задовольнити.
  2. Почати лист-відмову з коментаря Правильно почати лист-відмову можна з коментаря. Цю форму доцільно застосовувати, якщо заявник направив лист у формі претензії. У коментарі повинні бути перераховані доводи заявника, з якими згодна друга сторона. Причому, аргументовано. Після цього можна плавно перейти до причин, по яким претензія не може бути задоволена: лаконічно і узагальнено. Використання узагальненої формулювання відмови пом'якшить його. Абонент не розцінить його як індивідуальний, який поширюється виключно на нього.
  3. Які формулювання використовувати При складанні листа-відмови необхідно витримати лист в ввічливому, коректному тоні. Для цього слід вводити в текст відповідні слова і словосполучення: «на жаль», «змушені відхилити», «позбавлені можливості» і т.д.
  4. Закінчення листа має бути обнадійливим для одержувача. Можна акцентувати увагу на перспективах: «Наступного року очікується стабілізація економічної ситуації, яка зміцнить позиції нашої компанії і дасть можливість приступити до реалізації нових проектів. Ми будемо готові продовжити співпрацю, що в даний час в силу об'єктивних причин здійснити скрутно ». Головне, дати зрозуміти споживачу, клієнту, що компанія зацікавлена в ньому і позитивному вирішенні його питання. Але тимчасово не може цього зробити.
  5. Чого слід уникати Початок листи передбачає пояснення причин відмови. Однак великі пояснення і вибачення в даному випадку недоречні. Адже необгрунтовані прохання і претензії не зобов'язують другу сторону приносити вибачення їх автору.
  6. При складанні листа випливає йти від бюрократичних кліше і загальних формулювань, мало стосуються суті клопотання або заяви і за своїм змістом більше нагадують відписку. Текст повинен бути чітко структурованим, аргументованим і лаконічним, що стосуються конкретного питання. В цьому випадку відмова виглядає логічно випливають з наведених фактів. Причому, одержувач приймає його менш хворобливо. У всіх інших листах будь-який лист починається зі звичайного вітання. Якщо ж мова йде про ділової кореспонденції, то правила складання такої слід вивчити заздалегідь.