Як вести картотеку. Як скласти опис вмісту ящика.

У деяких областях діяльності потрібно систематизація товарів, виробів і документів. Картотека може застосовуватися не тільки на виробництві. Наприклад, вона стане в нагоді людині, колекціонує марки або монети, або квітникарю. Загалом, скрізь, де потрібно серед великого масиву якихось предметів швидко відшукати потрібний.
Інструкція
1
Інформація, яку містить картотека, повинна бути легкодоступна, незалежно від об'єму накопичувача даних. Тому розбийте весь обсяг на блоки, наприклад, за алфавітом або датою. Це допоможе вам в короткі терміни знайти потрібну інформацію (картку).
2
Усі записи в картотеці повинні бути оформлені акуратно. Наприклад, якщо назви написані від руки, вони повинні бути зрозумілі, без помарок, адже це утруднить пошук потрібної інформації.
3
Картотека повинна зберігатися в спеціально відведеному місці, наприклад, в стелажі. Ящики повинні відповідати розміру карток. Обов'язково складіть опис вмісту, так вам не доведеться постійно перегортати непотрібні дані. У міру поповнення даних вносите інформацію та в опис.
4
Пошукові ознаки, що містяться в елементах картотеки (картках, файлах і т.п.), повинні бути жорстко систематизовані. Для прикладу, якщо це картотека на квіти, пошукові ознаки («ключі») у всіх елементах повинні бути виставлені однаково. Для цього складіть «скелет» пошукового елементу.
5
Припустимо, ви хочете скласти картотеку своїх кольорів. Всі вони мають різні ознаки, але складаються з ряду однакових елементів: суцвіття, стебло, лист, корінь і т.д. Відповідно, всі ці елементи повинні міститися в «скелеті». Наприклад, найменування - «Соняшник», форма суцвіття - «Кругла», колір - «Жовтий» і т.д.
6
До будь-якого зборам даних повинен додаватися «Список пошукових ознак». В архіві, складеному із звичайних карток, це може бути текстовий документ; для віртуальної форми архіву - випадає список, з якого користувач вибере потрібний йому ознака. Якщо ви ведете картотеку в електронному вигляді, обов'язково створіть дубль на знімний диск, адже жорсткий диск може згоріти в будь-який час.