Як написати лист-питання.

Досвідчені секретарі знають, що ділова переписка складається на дві третини з запитів і відповідей на них. Головною метою письмового питання є отримання будь-якої інформації від адресата. Автор листа розраховує на максимально повну відповідь, що йому нададуть в термін, передбачений законом або позначений у запиті. Строгих правил для оформлення письмових запитань немає. Однак існує кілька загальних вимог ділової переписки, які слід дотримуватися при їх підготовці.
Вам знадобиться
  • - бланк організації;
  • - папір формату А4;
  • - ручка;
  • - комп'ютер;
  • - принтер.
Інструкція
1
Надрукуйте лист-питання на бланку організації, якщо ви звертаєтеся від імені колективу і по службовому приводу в іншу організацію або до приватної особи. Громадянин, направляючий запит до якесь установа, повинен розбірливо написати його або надрукувати на аркуші формату А4.
2
Вкажіть в правому верхньому куті листа відомості про адресата: повне найменування його посади, прізвище та ініціали, поштова адреса організації (при необхідності). Інформація про компнаїі-відправника міститься у лівій частині бланка. У спеціальній рядку діловод повинен проставити номер і дату вихідного документа. Якщо ж ви звертаєтеся від себе особисто, нижче перерахуйте власні дані: прізвище, ім'я, по батькові (без скорочення), домашня адреса, контактний телефон. Наприклад: «Директору ТОВ« Ранній ранок »В.В.ПетровуСеменова Василя Васильовича, який проживає за адресою: г. Н-ск, Перша вул., Д. 15, кв. 15, телефон 00-00-00 ».
3
Складіть заголовок листа. Він повинен коротко відображати суть письмового звернення, наприклад: «Про мінімальний розмір партії насіння маргариток і оптовою ціною на них». На фірмовому бланку помістіть цей реквізит зліва. Звертаючись від імені приватної особи, ви можете просто позначити формат письма, надрукувавши посередині рядка фразу «лист-питання», «письмовий запит» або «лист-запит».
4
Перейдіть до викладу безпосередньо запиту. Це буде основна частина вашого листа. У перших 1-2 пропозиціях поясніть причину і мету, за якими ви хочете отримати ту чи іншу інформацію. Наприклад: «У травні члени садового товариства« Сад »планують провести масову закупівлю насіння маргариток. Вивчивши рекламний буклет вашої компанії, ми вирішили скористатися запропонованими послугами. У зв'язку з цим просимо вислати на вказаний нижче адресу наступну інформацію ».
5
Сформулюйте кожне питання. Намагайтеся виражатися точно і лаконічно. Не робіть пропозиції занадто довгими, включаючи в них 2-3 питання одночасно. В кінці обов'язково ставте знак питання - так ви виділите головну тему візуально. Якщо питань декілька, оформите їх нумерованим списком. Наприклад: «1. Який мінімальний обсяг партії насіння? 2. Скільки коштує 1 пакетик насіння оптом і в роздріб? 3. Скільки часу займе доставка придбаної партії? 4. Які документи необхідно надати для укладення договору поставки між вашою компанією та садівничим товариством? ».
6
Закончите лист словами подяки. Ви також можете в тактовної формі вказати бажані терміни отримання відповіді, наприклад: «Заздалегідь дякуємо за відповідь. Сподіваємося отримати прейскурант протягом тижня ». На останньому рядку поставте підпис (від імені організації підписується начальник) і дату.