Як написати правильно відмова. Як правильно написати офіційну відмову.

Лист-відмова - дуже специфічна частина ділової переписки. У ньому має прозвучати негативну відповідь на прохання клієнта або пропозиція партнера. При цьому з одержувачем листи важливо зберегти добрі стосунки. Щоб недвозначно висловити свою позицію, але не образити адресата і залишити про себе сприятливе враження, дотримуйте основні правила написання відмови.
Вам знадобиться
  • - офіційний бланк організації;
  • - комп'ютер;
  • - принтер.
Інструкція
1
Складіть чернетка листа. Не нехтуйте цим етапом підготовки документа. Він дозволить вам привести думки в порядок і підібрати максимально коректні фрази.
2
Почніть текст з традиційного звернення до одержувача: «Шановний Іван Іванович!» Або «Вельмишановний пан Іванов!». Не використовуйте інші формулювання, адже письмову відмову носить офіційний характер.
3
В лівому верхньому куті вкажіть адресата листа: найменування компанії, посада, прізвище, ініціали співробітника або прізвище та ініціали приватної особи. Відомості про вашу компанію будуть представлені на офіційному бланку в правому верхньому куті.
4
Напишіть основну частину документа. Спочатку повторіть надійшла прохання або пропозицію. Безумовно, не потрібно повністю переписувати текст вхідного документа. Досить в декількох словах викласти його суть, використовуючи традиційні обороти ділового мовлення: «Відповідно до вашим запитом про надання копії наказу ...» або «У відповідь на ваше прохання про продовження терміну пільгового кредитування повідомляємо ...».
5
Далі перерахуйте причини відмови. Пояснення негативної відповіді має бути коротким, логічним, твердим по суті, але не різким за формою. Чи не спотворюйте ситуацію, не приводите неіснуючі факти і неправдоподібні аргументи. По можливості підтверджуйте свої слова посиланнями на законодавчі і нормативні акти. Але не впадайте в крайнощі. Перевантажуючи лист розлогими поясненнями і багатослівними вибаченнями, ви ризикуєте ще більше розсердити адресата.
6
Заключну частину листа почніть зі стандартною формулювання, що дозволяє вам залишатися ввічливим, але непохитним у своєму рішенні: «Враховуючи викладені вище факти, ми, на жаль, змушені відмовитися від співпраці з вашою компанією» або «З жалем повідомляємо про неможливість подальшого продовження кредитної лінії ».
7
Спробуйте пом'якшити відмову. З цією метою повідомте адресату про інші варіанти співпраці, про нові послуги вашої компанії, якими він може скористатися на пільгових умовах, про можливість повторного розгляду його прохання через певний час і т.д. Вся інформація повинна бути абсолютно достовірною та актуальною.
8
Перечитайте чорновий варіант листа. Виправте помилки, внесіть необхідні доповнення та поправки. Роздрукуйте відмову на офіційному бланку організації, підпишіть у керівника і направте адресату.
Відео по темі
 http://www.youtube.com/watch?v=Gy_OgVpT9OU