Як планувати свою роботу. Як планується робота.

Ми з вами живемо в божевільний час. Несподівані телефонні дзвінки, крайні терміни, постійно мінливі пріоритети, аварійні випадки та інше постійно відводять нас в сторону від намічених планів. Саме тому вкрай важливо знати, чого ви бажаєте досягти протягом кожного тижня, місяця або року і планувати роботу . Також потрібно мати витримкою і самовладанням, щоб підтримуватися плану роботи. Успішно спланувати свою роботу вам допоможе дана інструкція.
Інструкція
1
Спочатку складіть список. Бажано зробити це на папері або хоча б в комп'ютері. Перший варіант краще, оскільки план буде завжди під рукою. Розпишіть, що б ви хотіли на цьому тижні зробити, включаючи всі зустрічі і важливі дзвінки.
2
Склавши план, дотримуйтесь його неухильно, виконуючи всі необхідні справи при першій же можливості (потім відпочинете більше). Протягом тижня можуть з'явитися справи, які вам неодмінно захочеться внести в список. Що ж, вносите. Але ніколи (!) Не видаляйте із зазначеного списку пункти.
3
Після закінчення тижня займіться аналізом виконаних справ. Цей етап, на превеликий жаль, багато людей не беруть до уваги. А адже аналіз дій минулого тижня не менш важливий, ніж складання нового списку. Наприклад, якщо ви швидко впоралися з усіма поставленими завданнями, бути може, має сенс більше себе навантажувати? І навпаки, якщо ви чогось ну ніяк не встигаєте, значить потрібно зменшити оберти. Враховуйте ці моменти при складанні нового ділового графіка. По ідеї на аналіз дій минулого тижня потрібно витрачати в два рази більше часу, ніж на планування майбутньої.
4
Складіть новий список. На підставі даних, отриманих в результаті аналізу виконаних за тиждень дій, складіть список справ на наступний тиждень.
5
Якщо ви будете регулярно дотримуватися наведених вище правил, будуть відбуватися дві важливі речі. Перше - виконуватиметься маса роботи, тому як без плану ви б виконували в два рази менше справ. І друге (не менш важливе) - ви напевно зможете виявити в собі моделі поведінки, про існування яких ви навіть ніколи не здогадувалися. До того ж, аналізуючи всі свої списки, ви побачите (можливо), що деякі типи завдань випадково або навмисно вами избегаются. Усвідомивши цей факт, ви отримаєте можливість якось скоригувати свої дії і внести внутрішні зміни, щоб домогтися більшої ефективності своєї роботи.
Ймовірно, всім знайоме відчуття гострого цейтноту, коли нові справи начебто валяться на голову, а часу катастрофічно ні на що не вистачає. Подібний короткочасний цейтнот сам по собі не небезпечний, хоч і не особливо приємний, але коли він стає хронічним і перетворюється на стиль життя, - це вже проблема. Для того щоб уникнути положення «білки в колесі» і зберегти свої нерви, необхідно навчитися планувати роботу .
Інструкція
1
Мистецтво тайм-менеджменту в першу чергу має на увазі вміння грамотно розставляти пріоритети. Не потрібно намагатися зробити всі наявні справи відразу, це все одно марно. Набагато важливіше розподілити їх за ступенем значущості і терміновості і виконувати послідовно.
2
Для більшої наочності зручно розписати стоять завдання у вигляді квадратної схеми. Для цього намалюйте великий квадрат і поділіть його на чотири частини. В верхній лівий кут впишіть справи, що мають статус найважливіших і термінових. У верхньому правому квадраті нехай розташуються задачі важливі, але не термінові, довготривалі. У нижній частині великого квадрата відповідно будуть знаходитися справи маловажливі, але термінові, і неважливі і нетермінові, але потребують вирішення. На основі отриманої схеми складіть списки виконання справ у порядку їх черговості.
3
Тепер, коли перед вами наочно представлені всі завдання, які необхідно вирішити, можна переходити до більш приватному плануванню - повсякденного. Список справ на день краще складати не з ранку, а напередодні ввечері. По-перше, так у вас буде більше можливості їх обдумати, по-друге, ваша свідомість за вечір і ніч встигне проаналізувати поставлені завдання і виробити план рішення.
4
Для організації своєї діяльності протягом дня використовуйте різні підсобні засоби, що дозволяють розвантажити пам'ять: органайзери, комп'ютерні програми-нагадувалки, електронні календарі в телефонах з пам'ятками і звуковими сигналами. Записуйте буквально всі свої плани і майбутні справи. Таким способом ви позбудетеся від страху щось забути, тобто знизите нервову напругу, і звільніть свою короткочасну пам'ять для поточних питань.
5
Під час планування роботи на день не забувайте залишати між окремими завданнями невеликі тимчасові люфти, тобто запаси часу, які зможуть зберегти ваші нерви в разі, якщо щось піде не зовсім так, як було заплановано. Приміром, ви повинні протягом дня провести три зустрічі і зробити п'ять ділових дзвінків. На кожну зустріч ви відводите 1:00 часу, а на дзвінок 15 хвилин. Коли ж будете складати денний план, внесіть між окремими дзвінками і зустрічами ще додаткові 15-45 хвилин на непередбачені обставини. Якщо їх не виникне, ви просто продовжите свою роботу в запланованому режимі. Якщо ж щось вас затримає в процесі телефонної розмови або на діловій зустрічі, це ніяк не позначиться на виконанні інших завдань і збереженні плану в цілому.