Як організовувати захід.

Основна мета проведення заходу - надання інформації учасникам або отримання учасниками певного досвіду. Ідеальне захід подібно часовим механізмом - все йде в суворій послідовності, дії організаторів согласованни і не йдуть вроздріб один з одним. Це - результат планування та підготовки, які тривають, як правило, кілька місяців.
Вам знадобиться
  • - штат з мінімум п'яти співробітників
  • - бюджет для проведення заходу
Інструкція
1
В першу чергу, визначте мету і тему заходу. На підставі цього буде побудована вся подальша схема заходу. Мета заходу визначає маркетинговий підхід і цільову аудиторію, якій присвячено захід .
2
Визначтеся з місцем проведення заходу. Місце повинно залежати як від мети заходу, так і від кількості учасників, а також від предположительного варіанту сценарію заходу. Важливо подбати про сервіс гостей. Розгляньте декілька варіантів і виберіть найбільш оптимальний по співвідношенню ціна-якість.
3
Активно рекламуйте захід . Рекламна кампанія має стартувати за півтора місяця до початку заходу і завершитися за місяць. Паралельно з нею резонна процедура "холодних дзвінків" на запрошення гостей на захід . Всі операції по формуванню списків учасників мають бути завершені максимум за тиждень до події.
4
Використовуйте допомогу спонсорів або високопоставлених осіб. Це не тільки зміцнить ваші ділові зв'язки, але ще й додасть певний статус вашому заходу. Виділіть час для виступу, бажано на початку події, для даних осіб.
5
Розподіліть обов'язки між персоналом, бере участі у координаційної діяльності заходи. Всі повинні чітко знати своє коло відповідальності та події, які повинні контролювати. Білих плям бути не повинно, всі повинні мати свої інструкції в надрукованому вигляді і знати їх напам'ять.
6
За день до семінару необхідний повторний інструктаж персоналу, який здійснює координаційну діяльність на заході. В день події необхідна явка всіх координаторів мінімум за годину до початку заходу.
Корисна порада
Використовуйте форми зворотного зв'язку, які учасники повинні будуть заповнити - це і буде ваш індикатор задоволеності учасників заходу.