Як організувати семінар.

Семінар - найважливіший маркетинговий інструмент, що дозволяє не тільки підтримувати контакти з клієнтами, а й збільшувати обсяги продажів. Грамотно складений план багато в чому визначає успішність заходу. Він допомагає розрахувати ресурси, залучити учасників, передбачити форс-мажор. Розглянемо необхідні етапи підготовки на прикладі семінару по просуванню нового товару або послуги.
Вам знадобиться
  • Проектор, білий екран, ноутбук, мікрофон, дошка
Інструкція
1
Програма семінару визначається його метою. Якщо ви хочете уявити, наприклад, нове програмне забезпечення, доцільно передбачити декілька доповідей. В одному позначити актуальність проблеми, в іншому - представити сам продукт, і в завершенні розповісти про досвід його впровадження. Після доповідей, особливо якщо вони інформаційно насичені, необхідно залишити час для запитань, а також організувати для учасників кава-брейк.
2
«Як човен назвете, так вона і попливе» - говорить народна мудрість. Повною мірою це відноситься і до теми заходу. Вона повинна бути не тільки актуальною, але й грамотно сформульованої, узгоджувалися з темою семінару. Тема може бути задана в питальній формі, наприклад «Як організувати бюджетування?» Або мати в кінці знак оклику - «Знайомтеся: інтернет-трейдинг!» Головне, вона повинна зацікавлювати і добре запам'ятовуватися.
3
Перед тим, як визначити дату проведення семінару, з'ясуйте, чи не збігається вона з іншими важливими заходами. Не варто призначати захід перед святами, вихідними, а також під час масових відпусток - є ризик втратити значну частину аудиторії.
4
Місце проведення семінару вибирайте легко доступне, бажано розташоване в центрі міста. Орендуйте приміщення в бізнес-центрі, готелі, кінотеатрі. Невелике захід може пройти і у вашому офісі за наявності відповідних технічних можливостей.
5
Доручіть складання списку потенційних учасників відділу продажів. Їм має бути відомо, які компанії або фізичні особи можуть зацікавитися даною темою. Якщо «напрацьованої» бази ще немає, можна замовити її в інформаційному агентстві. При визначенні кількості запрошених враховуйте той факт, що з 100 запрошених висловлять бажання прибути близько 20, а відвідають семінар в кращому випадку 10 учасників. Тому закладайте необхідний «запас».
6
Це, мабуть, найважливіший етап організації заходу, так як від нього залежить кількість учасників. Підготуйте прес-реліз, графічні макети, розробіть текст запрошення. Фахівці рекомендують проводити рекламну кампанію по декількох каналах: телемаркетинг, реклама в ЗМІ, розміщення інформації на корпоративному сайті. Якщо сайт вашої компанії добре відомий, помістіть на ньому реєстраційну форму.
7
Позначте термін, до яких фахівці повинні підготувати доповіді. Доцільно встановити цю дату заздалегідь, щоб мати можливість внести коригування. Доповіді повинні бути витримані в єдиній корпоративному стилі, нести важливу і цікаву інформацію. Слухачам буде зручніше сприймати інформацію, якщо короткі тези доповідей винести на окремий лист.
8
Як правило, роздатковий матеріал включає в себе блокнот, ручку, рекламно-інформаційні буклети, зразки продукції. Запасіться візитними картками для доповідачів і менеджерів, з якими учасники спілкуватимуться в ході заходу. Для отримання зворотного зв'язку підготуйте анкети учасників семінару.
9
За два дні до дати проведення семінару складіть списки учасників. Доручіть секретарю підготувати роздатковий матеріал, бейджи для учасників і доповідачів. Проведіть «генеральну репетицію»: ще раз прослухайте доповіді, упевніться в працездатності всього устаткування. Пам'ятайте: основна частина роботи вже позаду, і вона обов'язково принесе свої плоди.
Зверніть увагу
Початок семінару найкраще запланувати на ранок: по-перше, інформація краще засвоїться, а по-друге, учасників не відвернуть важливі справи, розпочаті в першій половині дня.
Корисна порада
При виборі приміщення передбачте місце для реєстрації учасників та кава-брейку.