Як вести журнал обліку.

Діяльність багатьох підприємств пов'язана з укладанням договорів на поставку товару, придбання сировини і комплектуючих. У кожній компанії укладаються договори з працівниками. Щоб документацією було зручніше користуватися, широко поширена практика ведення самих різних журналів обліку. У такому журналі зручно фіксувати, наприклад, хронологію руху окремих документів і реквізити договорів.
Вам знадобиться
  • - журнал обліку договорів;
  • - договори.
Інструкція
1
Розробіть форму ведення журналу обліку договорів. Вона повинна відображати особливості діяльності підприємства і бути зручною у використанні. На великому підприємстві можна затвердити таку форму журналу спеціальним наказом, доповнивши його рекомендаціями щодо заповнення документації.
2
Оформіть титульний аркуш журналу. Впишіть тут найменування документа. Відобразіть назва компанії та всі необхідні її реквізити. Проставте дату початку ведення журналу. У великій фірмі доцільно вести окремий журнал обліку договорів для кожного структурного підрозділу. Пронумеруйте сторінки журналу, при необхідності прошийте його і скріпіть печаткою організації.
3
Розділіть робочі сторінки журналу на кілька граф, кількість яких буде визначатися вашими потребами та особливостями договорів. Передбачте графи для порядкового номера документа, дати укладення договору і його закінчення. Окрема графа буде містити короткий вказівку на предмет договору. Вказуйте в журналі також осіб, відповідальних за виконання договірних зобов'язань.
4
Якщо ви вважаєте, що електронна форма журналу буде більш зручною, розробіть власний програмний продукт для обліку договорів або замовте цю роботу спеціалізованої організації. У деяких випадках для такої мети можна використовувати програму для роботи з електронними таблицями Microsoft Excel.
5
Призначте посадова особа, в обов'язки якого входитиме ведення журналу. Зазвичай цією особою стає співробітник кадрової служби підприємства або працівник юридичної служби.
6
Візьміть за правило вести журнал обліку договорів систематично, відображаючи в ньому документацію суцільним чином, а не від випадку до випадку. Це дозволить керівництву підприємства мати повну картину відбуваються в компанії, і дасть можливість швидко орієнтуватися в щільному потоці документації.