Як організовувати конференції.

Організація конференції вимагає ретельної підготовки. Розділивши цей процес на етапи, можна з мінімізувати трудові витрати при високому рівні проведення заходу.
Вам знадобиться
  • Комп'ютер з виходом в інтернет і довідковими програмами по місту, телефон.
Інструкція
1
Визначитися з темою конференції , числом потенційних учасників, термінами проведення та лекторами. Провести переговори з лекторами для отримання згоди на виступ.
2
Виходячи з тематики і планованого числі учасників необхідно підібрати варіанти місць проведення конференції . Це можуть бути Будинку культури, конференц-зали готелів, ресторани, бази відпочинку та інше. Підбір здійснюється за коштами пошуку в мережі інтернет і різних довідниках міста, на основі отриманих даних формується таблиця потенційних місць із зазначенням назви, адреси, телефону, кількості місць, вартості і наявності необхідного обладнання (наприклад, проектора, екрану, мікрофону).
3
продзвонити вийшла базу потенційних місць і уточнити по можливості проведення в бажані дні, вартості оренди, наявності додаткових послуг (наприклад, організації фуршету). В результаті вибрати місце проведення та дату.
4
Розробити фірмовий стиль конференції (символ, слоган, кольору і інше) і визначитися з необхідною продукцією (фірмові блокноти, ручки, запрошення, футболки та інше). Замовити продукцію для заходу в сувенірних компаніях. Також сформувати плановану програму.
5
Відправити запрошення потенційних учасникам на фірмових бланках по електронній пошті або по засобах нестандартного рішення за допомогою кур'єра/пошти (наприклад, на конференцію з флористики у вигляді квітки з тканини на дизайнерському картоні).
6
Реєстрація учасників, деталізація програми, допомога в трансфері та підборі місця проживання (у разі такої необхідності). Робота з субпідрядниками по організації фуршету, фотозйомки та інше.
7
Напередодні заходу перевірити готовність залу - обладнання, сувенірна продукція, організація фуршету й інше.
8
Під час заходу необхідно координувати роботу субпідрядників: промоутерів, кейтеринговие служби, фотографів та інше.
9
Після конференції відправити електронною поштою на фірмовому бланку подяку за участь в захід, можна попросити дати відгуки.
Відео по темі
 http://www.youtube.com/watch?v=WXrWJkwZCII