Як зшити документи. Правила зшивання документів.

Зшивання документів - поширена в канцелярської та офісної середовищі процедура. Незважаючи на те, що вона здається простою, існує спеціальний регламент, що визначає правила зшивання документів та їх оформлення. І ці правила слід знати, щоб документи , відправлені на тендер або в архів, не були повернуті на подальше оформлення і перешіваніем.
Інструкція
1
Для забезпечення збереження документів після прошивки, а також для того щоб вони зберігалися в правильному порядку, всі аркуші крім опису повинні бути пронумеровані. Документи підшиваються в хронологічному або алфавітному порядку. Конверти з вкладеними аркушами нумеруються раніше вкладених аркушів. Порожні аркуші виключаються зі справи і знищуються, чи не нумеруємо.
2
Нумеруйте аркуші справи простим олівцем зверху вниз, залишаючи номера у верхньому правому кутку кожного аркуша, не зачіпаючи текст. Фотографії та графічні матеріали нумеруйте на звороті в лівому верхньому кутку.
3
Якщо в документах зустрічаються якісь карти, склеєні з декількох аркушів, нумеруйте їх як один лист, вказуючи число аркушів в склеюванні. В кінці нумерації складіть заверительную напис на окремому аркуші. Вкажіть в ній кількість аркушів і особливості окремих документів, а також їх фізичний стан.
4
Крім того, для підшитого комплекту документів потрібно скласти опис. Не потрібно нумерувати аркуші опису. У опису напишіть назву документа, впишіть дату складання опису, анотацію, що визначає призначення комплекту документів, а також перерахуйте все документи , враховуючи кількість аркушів. В кінці опису впишіть ім'я, прізвище та по батькові укладача.
5
Обкладинка кожної справи повинна мати розміри 229х324 мм. На першому і останньому аркуші справи наклейте перед прошивкою смуги тонкого картону. Через ці смуги пропускається шнур. Для оформлення справи використовуйте силікатний клей.
6
На лівому краї полів, не зачіпаючи текстове поле, зробіть три отвори шилом або діркопробивачем симетрично по всій висоті листа, на відстані 3 см один від одного. Для прошивки використовуйте прошивні нитки або банківський шпагат, а також прошивальних голку.
7
прошиває документ два рази, щоб забезпечити міцність комплекту. З центрального отвору на звороті останнього аркуша витягніть кінці нитки і зв'яжіть їх вузлом. Наклейте на справу наклейку з заверительной написом, опечатавши його і закривши вузол.
8
Залиште вільними кінці ниток. На заверительной наклейці має бути чітка і помітна підпис керівника, а також печатка організації.