Як прошивати справи. Як прошити 4 дірки на папері.

У багатьох організаціях існують суворі вимоги до систематизації документів і створенню архівів. Необхідно забезпечити схоронність справ і ізолювати їх від сторонніх поглядів. Будь діловод компанії зобов'язаний вміти прошивати справи, і робити це копітко і надзвичайно акуратно.
Вам знадобиться
  • - Посадова інструкція
  • - канцелярські шило або палітурний верстат
  • - Шпагат або міцна нитка
  • - прошивальний голка
  • - Канцелярський клей
  • - Білий папір
  • - Ножиці
  • - Лінійка
  • - Ручка
  • - Друк (при необхідності сургуч)
Інструкція
1
Прошивати справи потрібно у відповідності зі своєю посадовою інструкцією. У кожному разі, ця робота в усіх компаніях проводиться за загальними принципами. Спочатку вам потрібно пронумерувати кожен документ по порядку. Не забудьте видалити з паперів все скріпки, металеві дужки і булавки.
2
Почніть шити справу так, щоб листи потім можна було вільно прочитувати. Для цього виконайте канцелярським шилом чотири отвори по вертикалі в центрі лівого поля документів. Відстань між дірками повинні бути не менше трьох сантиметрів. Зручно використовувати спеціальний настільний верстат для прошивки та переплетення документів формату А-4. З його допомогою сформувати потрібні папки не важко - він може відразу просвердлити стопку паперу товщиною до 10 см.
3
Використовуйте для шнурування документів спеціальну прошивальних голку, а також банківський шпагат або ж міцні капронові нитки. В крайньому випадку, можна в кілька разів скласти звичайні нитки. Зазвичай документи прошивають два рази поспіль, щоб листи надійніше кріпилися. Це особливо важливо, якщо справа готується до вічного архіву.
4
Залиште вільні кінці у нитки або шпагату близько 6 см. Їх потрібно буде протягнути через центральний отвір на вивороті останнього документа і міцно зав'язати вузлом.
5
Заклейте канцелярським клеєм вузлик і кінчики ниток кружком (діаметром близько 4 см) або ж квадратом (розміром 4 на 5 см). Фігуру необхідно вирізати з щільного паперу білого кольору.
6
Поставте друк таким чином, щоб вона частково зайшла на паперову наклейку, а одним краєм - на останній лист зшитого справи. Можна також залити це місце сургучем.
7
Дочекайтеся повного висихання клею. Потім безпосередньо під поставленої печаткою вкажіть кількість підшитих аркушів в справі і поставте підпис посадової особи. Додайте заверительную напис і вкажіть дату засвідчення. Так само підшиваються копії документів з декілька листів, при цьому необхідно поставити печатку з підписом, датою і написом «Копія вірна».
8
Переплетіть справа, призначене для тимчасового зберігання, в м'яку обкладинку, а документи для довговічного архіву - в тверду. Вкажіть на зшитому справі крайні дати.
Зверніть увагу
Обережно працюйте зі свердлом палітурного верстата - під час експлуатації воно сильно нагрівається, і ви ризикуєте обпектися.