Як скласти план роботи відділу. складання плану роботи на місяць.

Управління роботою відділу неможливо без планування, особливо це стосується тих компаній, діяльність яких пов'язана з виробництвом або торгівлею. Грамотно складений план роботи відділу полегшує контроль виконання його показників і дозволяє отримувати повноцінну віддачу від кожного співробітника відділу . Плани можуть складатися як з довгостроковою перспективою - на рік і квартал, так і з короткостроковою - оперативні плани на місяць, тиждень і день. Але основою роботи відділу є довгостроковий план на рік.
Інструкція
1
Опитайте керівників підрозділів і складіть на підставі даних, отриманих від них, аналітичний звіт по роботі відділу за останні кілька років. Для достовірної статистики аналізований період повинен становити не менше трьох років. Проаналізуйте динаміку роботи відділу , використовуючи характерні показники його роботи , виробіть реалістичні цілі.
2
Отримані показники порівняйте з тими, що існують на сьогоднішній момент. На підставі цих даних сформулюйте цілі і завдання відділу на рік. Продумайте, наскільки реально можливо збільшити виробничі показники, і яким шляхом цього можна досягти. Якщо ви плануєте їх збільшення на пару десятків відсотків, то в цьому випадку можна обійтися тільки інтенсифікацією зусиль, але якщо ви запланували збільшення основних показників набагато, то для їх досягнення потрібно продумати і серйозно перетворити весь виробничий процес, що теж має знайти відображення в плані.
3
Розпишіть виконання плану по термінах з урахуванням сезонних чинників. Якщо робота відділу пов'язана з тим, як працюватимуть постачальники або з термінами виконання сторонніх договорів, врахуйте і це. Призначте відповідальних за виконання кожного пункту плану роботи відділу .
4
Пам'ятайте, що відсутність регулярного контролю перетворює роботу в рутину. Щоб ваш план став реальністю, заплануйте проведення регулярних перевірок та звітність, яку представлятимуть керівники підрозділів. Звітність забезпечить вам реальне управління відділом.
5
Ознайомте керівників підрозділів з планом роботи відділу , на його основі вони повинні скласти свої індивідуальні річні плани. Скорегуйте і доробіть план на підставі зворотного зв'язку з підлеглими і тих планів, які нададуть вам керівники підрозділів.
З ранку вам довелося швидко доробити вчорашню роботу. Шеф перевірив і в останній момент попросив дещо виправити. Потім були важливі переговори з клієнтом, а друга половина дня взагалі пройшла в нескінченних телефонних дзвінках і біганині, вам навіть довелося затриматися на годину. Витратьте вранці 10 хвилин на складання плану роботи на день, і встигнути все стане легше!
Інструкція
1
Почніть з загального розставляння пріоритетів. Напевно у вас є більш і менш термінові проекти. Також ваш досвід, ймовірно, може вам підказати, які з проектів найбільш трудомісткі і вимагають багато часу, а які можна зробити досить швидко. Природно, виділіть перші. Вони самі значущі.
2
Робота по будь-якому проекту, як правило, робиться за певним алгоритмом і складається з кроків. Було б непогано при появі кожного нового проекту прописувати такий покроковий алгоритм, хоча б приблизний. Допустимо: 1. підготувати список документів, які необхідно запросити у кліента.2. запросити у клієнта документи.3. проаналізувати документи.4. організувати нову зустріч і обговорити проблеми та шляхи їх решенія.5. підготувати висновок. Природно, на виконання кожного з цих кроків може знадобитися не один день. Відповідно, такий крок потрібно розбити на більш дрібні одиниці. Їх і потрібно вписувати в денний план. Взагалі ваш план повинен бути максимально конкретизований, без пунктів кшталт "зайнятися нарешті проектом NN".
3
Виділіть важливі і термінові справи. Не завжди те, що важливо, є одночасно терміновим, і навпаки. Таке виділення допоможе точніше визначити часові витрати на кожен пункт вашого плану і проміжок, в який ви будете його виконувати (відразу, до обіду, ближче до вечора і т.д.).
4
Очевидно, що починати краще з виконання справ, які одночасно і термінові для вас, і важливі. Наприклад, деяка критична ситуація, "палаючий" замовлення. Потім варто перейти до просто важливих справах - виробленні нової концепції, розробці проекту угоди. Це вже не вирішення конкретних проблем, а моделювання ситуації, довгострокове планування, тобто все те, що принесе вагомий результат в майбутньому. Як правило, на них йде велика частина часу, і це добре!
5
Що до строкових чи нетермінових, але не важливих справ, то нехай вони залишаться "на потім", хоч це і дивно звучить відносно того, що начебто терміново. Якщо справа термінова, нехай воно буде виконано якнайскоріше, але не на шкоду більш важливих справ. Як показує практика, дуже багато часу йде на те, що начебто вимагає швидкої реакції (наприклад, листування), але не має великого значення в цілому.
6
Звичайно, ситуація навколо нас постійно змінюється, і ми не завжди в змозі дотримуватися нашого плану. Однак сам факт щоденного планування допомагає сформулювати значущі для нас питання і розставити пріоритети. Крім того, наявність плану знижує можливість в суєті забути про будь-які справах.