Як написати діловий лист.

Сучасне ведення бізнесу неможливо без уміння складати ділові листи. Переписка по електронній пошті - один з головних видів ділового спілкування, і оволодіти ним варто кожному, починаючи зі спеціалістів початкового рівня. Яким же має бути гарний діловий лист?
Інструкція
1
Основні ознаки гарного ділового листа - інформативність, формальність і лаконічність. Ваш адресат, ймовірно, не менш зайнята людина, ніж ви. Навіщо він буде витрачати зайвий час на читання загальних місць? Йому потрібно вловити суть листа, прийняти рішення, можливо, порадитися з керівництвом або зв'язатися з контрагентами.
2
"Обличчя" ділового листа - його заголовок. Листи від невідомого адресата (припустимо, ви хочете зробити пропозицію про співпрацю якоїсь компанії, з представниками якої до цього не спілкувалися) з невиразним, неконкретним заголовком мають всі шанси відразу відправитися в корзину. Заголовки на кшталт "Співпраця", особливо якщо вони супроводжуються знаками оклику, позначками "прочитайте обов'язково", наводять на думки про спам. Відповідно, такі листи тим більше не читають.
3
Звернення до адресата не повинно бути безособовим. Якщо ви відправляєте лист в компанію, де нікого не знаєте, зайдіть на її сайт: швидше за все, там можна буде знайти імена та контактні дані співробітників, принаймні, керівництва. Буває, звичайно, і так, що сайт компанії не пропонує вам нічого, крім безособового електронної адреси начебто info@xxx.ru. Тоді можна почати лист з обігу "Шановні співробітники компанії XXX", це буде в будь-якому разі краще, ніж просто "Шановна Компанія" або "Здрастуйте". Подібні звернення, як правило, ознака спаму чи банальну відсутність хороших манер.
4
Після звернення відразу переходите до суті. Не треба красивих вступів на зразок "Ми, що динамічно розвивається, маємо честь запропонувати вам новий, що набирає популярність продукт ..." Що може винести адресат з цієї чудернацької фрази? Нічого конкретного.
5
Припустимо, адресат - це ваш контрагент, і ви звертаєтеся в нього з якоїсь проханням (надіслати документи, організувати виконання замовлення і т.д.). Після суті прохання, з чітким і простим для розуміння визначенням того, що саме необхідно зробити і в який термін, можна закінчити лист. Заздалегідь подякуйте адресата і підпишіться. Підпис має містити ваші ім'я та прізвище, посада, назва компанії, якщо ви пишете від імені компанії, її телефон, електронна та фізичну адресу.
6
Якщо адресат - компанія, якій ви хочете зробити пропозицію про співпрацю, то окремим абзацом опишіть вигоди, які вона отримає від вашої співпраці. Адресат не повинен довго аналізувати вашу пропозицію, зробіть первинні висновки самі. Наприклад, вкажіть, наскільки дешевше йому вийде співпраця з вами, ніж з вашими конкурентами. Після цього лист можна закінчити.
Корисна порада
- в листуванні дуже важлива грамотність. Неписьменні листи псують враження про компанію. Якщо ви не знаєте точно, як пишеться те чи інше слово, загляньте в словник.- якщо до листа потрібно докласти файли, перевірте, що ви вклали саме необхідні файли перед відправкою. Вкрай негативне враження справляють наступні листи зразок "вибачте, замість файлу №2 дивіться файл №4 в цьому листі!"