Як описувати бізнес процес.

Останнім часом простежується тенденція бізнесу по переходу від функціонального управління до процессному, в зв'язку з чим значно зростає роль правильного опису та формалізації бізнес-процесів. Тільки по завершенні цих дій можна говорити про оптимізацію бізнес-процесів, як про засіб підвищення ефективності діяльності підприємства.
Вам знадобиться
  • CASE-засіб, що дозволяє формалізувати бізнес-процес в графічної нотації.
Інструкція
1
Перше - це стисло і точно сформулювати назву описуваного процесу, яке має бути зрозумілим і відображати загальну суть послідовності дій, складових бізнес-процес. Наприклад, замість «Подача заявки на виготовлення виробу в виробництво і контроль її виконання», досить назвати процес «Контроль виробництва вироби» .Второе - це правильно розбити весь описуваний процес на більш дрібні («атомарні») завдання або функції-підпроцеси і визначитися з послідовністю їх виконання. При подібному розбитті описуваний процес буде процесом верхнього рівня. Ступінь деталізації процесу верхнього рівня може бути різною, але повинна бути адекватною для розуміння тієї аудиторією, яка буде користуватися вашим описом.
2
Описати бізнес-процес можна кількома способами. Найбільш популярний з них - графічний, за допомогою діаграм, виконаних в різних нотациях (нотація - набір символів для позначення чогось) .Самая поширені види нотацій для опису бізнес-процесів - це IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) і др.В Як приклад зупинимося на діаграмі, виконаної в нотації BPMN (Business Process Modelling Notation) за допомогою CASE-засобу PowerDesigner (Рис.1). Головними елементами на діаграмі є: 1. «Процес» (функція) - округлений по кутах прямокутник; 2. «Перехід» - стрілка, що з'єднує процеси; 3. «Рішення» - ромб, що містить питання, на яке можна відповісти тільки «Так» або «Ні»; 4. Умови - текстові вирази, при яких здійснюється перехід від однієї функції до іншої. Умови завжди полягають у квадратні дужки. Іноді корисно розбити вашу діаграму на «Доріжки» - вертикальні або горизонтальні секції, що позначають підрозділи підприємства або співробітників, відповідальних за виконання певної функції. В такому випадку значок цієї функції повинен знаходитися в межах своєї секції. Крім перерахованих елементів, діаграма може містити також перелік даних, які є вхідними або вихідними для процесу, а також посилання на правила або регламент, згідно з якими виконується та чи інша функція. Приклад опису бізнес-процесу «Контроль виробництва вироби» показаний на рис.1. Неважко помітити, що ця діаграма дуже схожа на блок-схему алгоритму розв'язання задачі.
3
Графічне опис процесу також може бути доповнено текстовим описом його функцій-підпроцесів у вигляді таблиці, яка містить наступні стовпчики: назва процесу, підрозділ (власник процесу), опис процесу, результат виконання процесу. Приклад подібного опису наведено на рис.2. Якщо передбачається подальша оптимізація описуваного бізнес-процесу, то в таблицю можна додати ще стовпець з описом труднощів чи недоліків виконуваних на даний момент функцій-підпроцесів.
Корисна порада
Завжди дотримуйтеся правил обраної графічної нотації опису бізнес-процесів.
Процес як явище є якісна зміна, що відбувається з об'єктом спостереження протягом деякого часу. Отже, ще до початку опису ви повинні вказати об'єкт і проміжок часу спостереження.
Інструкція
1
Спершу вам необхідно описати суть процесу, іншими словами - спостережуване вами якісна зміна. Наприклад, сірник загорілася, згоріла, погасла (суть події - процес горіння). Зміна може бути зовні видимим (ціла сірник перетворилася на вугільний стрижень), змінитися може структура об'єкта, система зв'язків, залежно від того, що саме ви відстежуєте. У кожному разі, описуючи зміна, вам необхідно буде вказати додатково час і швидкість зміни (наприклад, сірник горіла 20 секунд, швидкість обвуглювання - 2 міліметри в секунду). Іноді до цього додають таку характеристику процесу, як «циклічність» (відбувається спостережуване вами зміна один раз або періодично).
2
Показавши суть зміни, зазвичай переходять до опису процесу як послідовності «станів» З цією метою зазвичай весь час спостереження з ділять на рівні проміжки. Опис процесу як послідовності станів особливо важливо в тих випадках, коли є можливість якимось чином вимірювати зміни параметрів об'єкта. Для палаючого сірника це можуть бути вимірювання температури полум'я кожні 5 секунд.
3
І нарешті, третя частина опису процесу - опис змін, що відбуваються одночасно в суміжних з об'єктом елементах (не менше, а іноді навіть більш важлива, ніж опис зміни об'єкта спостереження). Наприклад, в ході процесу горіння (суть його в протіканні хімічної реакції з виділенням тепла) відбуваються також суміжні з ним події: змінюється склад повітря (падає кількість кисню), змінюється фізична структура повітря (виникають висхідні і низхідні повітряні потоки, локальна турбулентність), змінюються оптичні властивості повітря і т.д. Спостереження подій, що відбуваються в суміжних з безпосередньо процесом зонах дає досліднику найважливіші відомості про те, як і звідки береться енергія, необхідна самому процесу. Втім, якщо ви спостерігаєте вічний двигун, третьою частиною опису можна знехтувати.