Як зберігати договори.

Умови зберігання договорів, укладених підприємством, не регламентоване галузевими стандартами і нормами, тому часто виникає питання про те, як уникнути їх втрату і організувати правильно зберігання та облік. Самим розумним вирішенням цього питання буде видання корпоративного акта конкретного підприємства, в якому будуть обговорений порядок підготовки, укладення та зберігання цих документів.
Інструкція
1
Якщо ваше підприємство багато працює зі сторонніми організаціями і кількість укладених договорів значно, то є сенс доручити їх зберігання відділу діловодства або канцелярії. Це досить зручно, оскільки саме в канцелярії реєструються всі підписуються керівником і надіслані контрагентами документи. Після реєстрації оформленого договору, працівники канцелярії повинні робити необхідну кількість копій і рознести їх по відповідальним виконавцям, а оригінали документів зберігати в спеціально відведеному місці.
2
Якщо ваше підприємство невелике і відділу діловодства у вас немає, як немає і відповідального діловода, то важливі, але рідко використовувані договору, наприклад, на оренду чи придбання нерухомості, є сенс зберігати в юридичному відділі разом з установчими та правовстановлюючими документами компанії. В бухгалтерію, яка виробляє розрахунки по ним, слід надати копії цих договорів. Там же, в бухгалтерії, зберігати і договори на поставку, послуги і виконання робіт як один з видів первинної бухгалтерської документації, що вимагає контролю розрахунків, термінів оплати або постійної періодичної оплати (комунальні платежі, зв'язок).
3
У кожному разі всі договори повинні мати свою, внутрішню реєстрацію і кожному з них повинен бути присвоєний номер, за яким він буде внесений в електронний журнал реєстрації договорів. Цей журнал можна зробити в електронних таблицях Excel. Крім електронного журналу необхідно вести в паперовому вигляді журнал обліку видачі цих договорів, в якому буде відображатися, коли і кому з відповідальних виконавців був виданий на руки оригінал договору. В цьому журналі повинні бути передбачені поля для підпису відповідального виконавця, що підтверджують факт отримання та здачі договору на відповідальне зберігання.
4
Опишіть порядок роботи з договорами в Положенні про порядок підготовки, укладення та зберігання договорів та затвердити його керівником підприємства.
Відео по темі
 http://www.youtube.com/watch?v=2qrYSGVa4Hk