Як скласти лист постачальнику. Як скласти лист на поставку товару.

Складнощі ділової переписки знайомі багатьом. При складанні письмового звернення до своїх постачальників не можна упускати жодної дрібниці. Саме від правильно складеного листи інколи залежить, яким чином розвиватимуться подальші відносини з компанією.
Вам знадобиться
  • Реквізити компанії;
  • реквізити адресата;
  • регламент компанії про ведення ділової переписки;
  • договір поставки;
  • законодавство РФ ( цивільний кодекс).
Інструкція
1
При складанні листа постачальнику , першим ділом слід написати гриф із зазначенням реквізитів компанії. Безлике лист може не надати ніякого впливу на адресата. Правильно оформляйте найменування організації, якщо є необхідність, напишіть підрозділ і посада особи, яка звертається до постачальнику . Реквізити організації слід вказати на початку і кінці листа. Тут мають бути присутні юридичний і фізичний адресу, номер телефону. Крім того, напишіть, до кого це лист адресовано.
2
Обов'язково вкажіть, на підставі яких документів діє співпраця між організаціями. Так адресат швидше знайде потрібні документи і зрозуміє, про що йдеться в тексті листа.
3
Звертайтеся до адресата шанобливо, якщо знаєте ім'я та по батькові, то бажано адресата називати в листі саме так. Викладіть в тілі листа суть вашого звернення. Слід детально, в датах і фактах описати всі необхідні деталі. Завершіть листи повідомленням про те, чого саме ви хочете від постачальника. Конкретно і адресно пишіть ваші вимоги, прохання, звернення. Не можна допускати неоднозначності сказаного, тому як на неоднозначні фрази може послідувати неправильна реакція.
4
Підпишіться наприкінці тексту. Проставте дату звернення, також потрібен підпис. У більшості випадків лист постачальнику завіряється фірмовою печаткою або штампом. В деяких організаціях існує регламент, уточніть, чи є у вашій організації такий норматив.
5
Роздрукуйте два примірники листа, щоб текст і дата листа в будь-який потрібний момент були під рукою, бажано підшити копію в вихідні документи.
Зверніть увагу
Вимагайте від постачальника не тільки усну, але і письмовій реакції від постачальника - так ви захистите себе від різного роду двозначних ситуацій.
Корисна порада
Завжди шанобливо ставитеся до партнерів по бізнесу. Офіційний лист дозволяє документувати проведені переговори, фіксувати досягнуті умови. Дотримуйтесь правил ділового листування, а також дійте відповідно до законодавства та регламенту фірми. Саме керуючись цими знаннями, добийтеся поважних і прекрасних відносин з постачальником.