Як написати службовий лист.

Службові листи складають до 80% від загальної кількості документів, які готуються в організації або на підприємстві. З їх допомогою відбувається спілкування між установами та приватними особами. Службові листи носять інформаційний характер, вони так само можуть бути складені у вигляді запиту чи вимоги.
Інструкція
1
Визначтеся з метою письма. Його потрібно писати тільки в тому випадку, якщо питання, якому воно присвячене, не можна вирішити по телефону або при особистій зустрічі, а також, якщо воно має служити офіційним документом, що підтверджує сам факт його відправлення. Обміркуйте його попередньо і переконайтеся в тому, що адресат вами вибраний правильно і що в його компетенції буде лежати відповідь в тому випадку, якщо ваше лист - запит.
2
В одному листі має бути викладений тільки одне питання. Кілька питань допускається викладати тільки в тому випадку, якщо вони взаємопов'язані між собою. Адресат повинен відразу зрозуміти суть і категорію вашого листа, тому її необхідно викласти в перших же фразах. У них повідомте не тільки суть питання, а й ті дії, які ви припускаєте отримати у відповідь. У вступній частині ви можете послатися на нормативні акти, якими ви керуєтеся при складанні листа і які служать підставою для запиту або надання інформації.
3
Якщо обставини і суть питання вже відомі адресату і були обговорені заздалегідь, то службовий лист можна писати без ввідної частини, викладаючи відразу сам питання.
4
Основна частина листа повинна спонукати до дій, переконувати або роз'яснювати. Текст її повинен бути ясним, чітким, коротким і логічним. Факти, викладені в ньому повинні бути перевіреними і об'єктивними, цифрові дані - максимально точними. Сам лист пишіть в діловому, нейтральному тоні. Текст може бути написаний від першої особи в однині або множині або від третьої особи в однині.
5
Уникайте в тексті листа категоричних виразів. Використовуйте для цього вступні слова і конструкції: якщо можливо, мабуть, як випливає з, як відомо.
6
Діловий етикет вимагає починати лист з фрази «Шановний» і писати ім'я та по батькові адресата. Якщо їх немає, то в кінці листа, перед підписом керівника вашої організації обов'язково повинна стояти фраза «З повагою,». Це повага ви можете підкреслити і в тексті листа, використовуючи такі дієприслівникові звороти, як: «ретельно вивчивши ваші зауваження Ваші зауваження ...», «уважно розглянувши Ваші пропозиції ...».
7
Службове лист обов'язково має бути написано на бланку організації, де вказано її повне найменування та контактні телефони.