Як оволодіти навичками ділового листа.

Представникам найрізноманітніших професій в робочому процесі нерідко потрібно навик створення ділової документації та написання ділових листів. Навчившись грамотно складати ділові листи , ви створите в очах своїх клієнтів, співробітників і партнерів правильний імідж серйозного працівника, який знає ціну діловому етикету та володіє навичками ділового листи .
Інструкція
1
Навчитися писати ділові листи не так складно, як здається - потрібно дотримуватися ряду правил, які необхідні при складанні подібної кореспонденції. Перше правило - це точність. У процесі написання листи стежте за тим, щоб воно було точним, і щоб у ньому були відсутні слова-паразити, а також професійний жаргон, сленг і розмовні слова, які не відповідають стилістиці ділового листування.
2
Уникайте в тексті листи понять і термінів, які можуть бути витлумачені двояко або невірно.
3
Будьте максимально лаконічні - намагайтеся умістити повноцінну і закінчену думку в найбільш короткий формат. Чи не розписуйте на три сторінки те, що може поміститися в парі пропозицій. Лист має бути цікаво вашому адресату, і йому важливо витягти з нього цінну інформацію, що стає проблематичним у випадку, коли лист виявляється занадто довгим.
4
Першу фразу листи будуйте так, щоб вона викликала стійкий інтерес у адресата - це означає, що в перших фразах повинна міститися ключова інформація про те, що буде далі описано в листі. Не варто робити довгий вступ з розлогих і беззмістовних вітань.
5
Складаючи формулювання листи , будьте переконливі, грамотні, а також не забувайте аргументувати свої слова фактами, прикладами, посиланнями, якими-небудь документами або матеріалами.
6
Ніколи не доручайте написання ділових листів секретарям або співробітникам - все листи пишіть самі. В цьому випадку ви зможете бути впевнені в тому, що лист написано за всіма правилами, з урахуванням точки зору адресата і його індивідуальних особливостей та інтересів.
В даний час жоден серйозний бізнес не може обійтися без ділової переписки, тому володіти її навичками є вкрай важливим в сучасному суспільстві. Причому ці навички необхідні не тільки власникам бізнесу, а й рядовим працівникам, які можуть вести листування з партнерами компанії.
Інструкція
1
Орієнтуйтеся на ціль листування і дотримуйтеся її в листі. Для цього необхідно, в першу чергу, розуміти, що будь-яке спілкування переслідує за собою необхідність інформування співрозмовника або його переконання. Залежно від тієї чи іншої ситуації, акцент може бути зміщений в одну зі сторін.
2
Створіть в очах співрозмовника позитивний діловий імідж. Цим кроком ні в якому разі не можна нехтувати або ставиться до нього халатно, так як сформоване ставлення до відправника листа після навіть побіжного прочитання залишиться в пам'яті у адресата надовго. На діловий імідж листи впливають шість основних критеріїв, таких як: грамотний вибір теми листа, час відповіді на лист, правильне персональне звернення, вираз вдячності за прочитання листа, завершення листи на позитивній ноті і грамотна підпис відправника.
3
Формуйте лояльне ставлення клієнта до себе або своєї компанії в листі. Як заявляють маркетологи, близько 80% прибутку компанії приносять її постійні клієнти, тому до їхніх вимог необхідно ставитися особливо трепетно. Для підвищення лояльності постійних клієнтів слід контролювати в листі наступні три моменти: проявляти увагу до потреб клієнта, використовувати в тексті листа лексику адресата і підкорятися логіці адресата. Лише ставши ближче до клієнта, відправник зможе повною мірою задовольнити його побажання.
4
Розділяйте лист на смислові компоненти. У цьому випадку воно буде звучати більш переконливо для адресата. Всього таких компонентів три: інформація про те, що пропонує відправник, чітке повідомлення про те, яку користь отримає адресат, і переконливі аргументи на доказ головних положень листа.
5
Структуруйте пропозиції так, щоб вони чітко відповідали нормам мови, якою вони написані. Ця особливість написання впливає на сприйняття людиною інформації. Члени пропозиції розставляйте в найпростішому прийнятому порядку для тієї чи іншої мови. Самі пропозиції повинні бути лаконічними і простими для сприйняття. Ставте між абзацами додаткові проміжки для спрощення сприйняття інформації читачем.
Корисна порада
Для того щоб коректно відповісти на агресивне лист, необхідно розділити його на дві частини: бізнес складову і, власне, саму гнівну частину. Після чого слід відповісти на ці частини окремо і максимально лояльно.