Як зробити копію документа. Як зробити копію документа в електронному варіанте.

Сьогодні в документообігу має місце перехідний період, коли «документом» з рівною мірою ймовірності може виявитися і аркуш паперу, і електронний файл. А способів зняття копій з оригінальних документів може бути ще більше, так як крім створення копій паперових документів на папері, їх можна копіювати і в електронні файли, як і файли можуть бути скопійовані і в електронному, і в паперовому вигляді.
Інструкція
1
Якщо оригінал являє собою паперовий документ та його копія теж повинна бути отримана в паперовому вигляді, то вам потрібен копіювальний апарат - «ксерокс». Якщо доступу до нього немає вдома, на роботі або у знайомих, то знайдіть якесь приватне підприємство, яке надає послуги ксерокопіювання - наприклад, багато фотоательє займаються виготовленням копій документів. У держустановах, що мають відношення до документам населення, ви теж зможете зробити Ксерокс копію - такі послуги надаються в податкових інспекціях, паспортних столах, пенсійних фондах і т.д.
2
Якщо копія оригінального паперового документа потрібна в електронному вигляді, то крім сканера, можна скористатися будь-яким сучасним фотоапаратом, який вміє зберігати зображення у файлі. Ці два пристрої (сканер і цифровий фотоапарат) дозволять отримати найбільш якісну електронну копію документа. Якщо важлива тільки інформація, що міститься в документі, а якість несуттєво, можна скористатися вбудованою камерою мобільного телефону або ноутбука. Отримані за допомогою будь-якого з перерахованих пристроїв файли з копіями паперових документів можна надалі використовувати як в електронному вигляді, так і роздрукувати за допомогою принтера.
3
Якщо оригінальний документ міститься в електронному вигляді (у файлі) та його копія теж повинна бути файлом, то створити копію можна за допомогою комп'ютерної програми, яка встановлюється разом з операційною системою комп'ютера - менеджера файлів. Щоб запустити його в ОС Windows, досить одночасно натиснути клавіші WIN і E (російська У). Знайшовши у вікні, файл, що містить оригінальний документ, клацніть по ньому один раз лівою кнопкою миші, потім натисніть клавіші CTRL + C, а після цього - поєднання CTRL + V. В результаті в цій же папці з'явиться файл з таким же ім'ям, як і у оригінального документа, але з добавкою «Копія» на початку назви.
4
Якщо з документа в електронному вигляді треба створити паперову копію, то для цього буде потрібно друковане пристрій - принтер. Якщо комп'ютер підключений до такого пристрою, то відкривши оригінальний документ його за допомогою відповідної редакторі, натисніть сполучення клавіш CTRL + P, і документ буде відправлений на друк. Альтернативний спосіб може бути використаний, якщо принтера немає, а є можливість відправити документ з комп'ютера і отримати його на телефон, обладнаний факсом. Цей спосіб має сенс використовувати, якщо якість паперової копії не має значення.
Не секрет, що документом може бути як його електронний, так і паперовий варіант. Зрозуміло, електронний документ набагато зручніше, але для того щоб перетворити один в інший, потрібно спеціальне обладнання.

Електронна копія документа

Сьогодні існує безліч способів створити копію паперового документа, перевести з паперового формату в електронний і т.п. Якщо для створення копій паперових документів потрібно тільки ксерокс, то для перекладу паперового документа в його електронний формат буде потрібно не тільки спеціальне обладнання, а й програмне забезпечення.

Як створити електронний варіант документа?

Для того щоб створити електронну копію документа , користувачеві буде потрібно сканер або БФП (багатофункціональний пристрій). Зрозуміло, якщо потреби в МФУ немає, то і купувати його не варто, простіше обійтися саме сканером. По-перше, він обійдеться набагато дешевше, а по-друге, він буде виконувати саме ту функцію, яку треба користувачеві, а саме сканувати документ і переводити його в електронний формат.Для роботи сканера потрібно спеціальне програмне забезпечення - драйвер. Зазвичай він йде в комплекті з пристроєм, але якщо його немає, то завжди можна знайти в інтернеті. Можна скористатися універсальною програмою ABBY Finereader, за допомогою якої проводиться безпосередньо сканування і розпізнавання текста.Вся процедура переведення паперового документа в електронний формат зводиться саме до цих двох процедур (скануванню і розпізнаванню тексту). Длят ого щоб зробити електронну копію документа, необхідно: перейти в меню «Пуск», а в списку всіх програм знайти або драйвер від сканера або МФУ, або програму ABBY Finereader і запустити її. Після запуску програми і сканера можна відкривати кришку і класти на неї паперовий документ текстом вниз. Документ слід розташувати на поверхні сканера максимально рівно по відношенню до країв робочої поверхні пристрою. Далі потрібно якомога щільніше притиснути кришку, щоб освітлення не потрапляло на робочу поверхню. В іншому випадку електронний документ вийде засвічений, тобто частина тексту, на яку потрапив світло, не буде відна.Далее в налаштуваннях слід вибрати оптимальні параметри сканування, такі як колір, вихідний розмір, дозвіл виведення та ін. Коли все буде готово, можна натискати на кнопку «Сканувати». Коли процедура завершиться, слід натиснути на «Розпізнавання», за допомогою якого текст буде перетворений в електронний формат, наприклад .doc, і документ можна буде відкривати в текстовому редакторі для внесення змін.