Як написати лист-підтвердження. лист потдвержденія участі.

Правила ділового етикету вимагають не залишати без відповіді листи, що надійшли від колег і партнерів. Особлива роль у службовому листуванні належить листом-підтвердженню. Цим документом закріплюються попередні домовленості, факти отримання та передачі будь-яких відомостей, бажання брати участь в тому чи іншому заході і т.д. Для кожного виду листи-підтвердження існують усталені ключові словосполучення.
Інструкція
1
Підготуйте стандартний бланк формату А4 для написання листа-підтвердження. У лівому верхньому куті обов'язково розмістіть відомості про вашу організацію: повне найменування, юридична адреса з індексом, контактні телефони, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) та інші відомості. У правому верхньому куті вкажіть дані адресата: найменування організації-одержувача, посада, прізвище та ініціали людини, якій направляється лист-підтвердження, повна поштова адреса.
2
Сформулюйте заголовок листа. Це полегшить його ідентифікацію одержувачем і спростить систематизацію в архіві вашої організації. Заголовок повинен бути коротким і інформативним, наприклад: «Про отримання договору поставки з ТОВ« ННН »або« Про підтвердження присутності на семінарі 02.02.2002 р ». Тема надрукуйте зліва під реквізитами вашої організації.
3
Відступіть від заголовка 2-3 рядки і надрукуйте звернення до адресата. Використовуйте стандартну форму офіційного звернення до ділових партнерів: «Шановний Іване Івановичу!» Або «Шановний пан Іванов!».
4
В основній частині листа-підтвердження опишіть коротко факт отримання вашою організацією від адресата будь-яких документів, товарів, послуг. Формулювання повинна бути лаконічною і не перевищувати 1-2 пропозицій: «ТОВ« ААА »підтверджує отримання 2 (двох) примірників договору поставки від 12.02.2011 № 34».
5
Якщо в листі підтверджуються попередньо досягнуті домовленості, потрібно коротко описати їх суть. Наприклад, між генеральними директорами підприємств відбулася бесіда, в якій вони висловили намір про співпрацю. У листі-підтвердженні ви можете написати так: «ТОВ« ННН »підтверджує згоду на взаємовигідне співробітництво, досягнуте в ході переговорів 29.01.2010 р Просимо вислати документи, необхідні для укладення договору».
6
Закінчите лист-підтвердження фразою, що виражає подяку і надію на довгострокове співробітництво. При необхідності ви також можете в кінці листа запросити додаткові відомості або документи: «Підтверджуємо нашу участь у семінарі з проблем екології 23.05.2008 р Просимо вислати анкету учасника на нашу адресу».
7
Надрукуйте лист у двох примірниках і підпишіть у керівника організації. Один примірник ви направите адресату поштою, другий - помістіть у власний архів на зберігання.
Лист-підтвердження - це прояв поваги до організації, яка звернулася до вас із будь-яким пропозицією. Навіть якщо ви відповідаєте відмовою, підтвердження того, що питання не залишився без уваги, дасть вам можливість не образити опонента і при необхідності повернутися до діалогу пізніше.
Вам знадобиться
  • - реквізити вашої компанії;
  • - реквізити компанії адресата.
Інструкція
1
Якщо ви пишете лист-підтвердження від імені компанії або організації, робіть це на фірмовому бланку. У шапці документа повинні бути вказані найменування вашої фірми, її юридична адреса, основний державний реєстраційний номер, індивідуальний номер платника податків, контактні телефони, іноді вказується сайт та електронну адресу компанії. Вся ця інформація повинні бути розташована у верхньому лівому куті аркуша формату А4. Якщо лист направляється від приватної особи, напишіть свої прізвище, ім'я, по батькові, адресу постійного місця проживання та контактні дані.
2
Навпаки даних відправника, праворуч, напишіть дані адресата: найменування організації, поштова адреса, посада та прізвище, ім'я, по батькові людини, якій особисто повинно бути вручено цей лист-підтвердження.
3
Нижче зліва вкажіть дату складання документа і його порядковий вихідний номер. Далі посередині напишіть назву листа, в якому повинна бути відображена його суть і зміст питання. Наприклад, «Підтвердження отримання запрошення на семінар».
4
Далі напишіть сам текст листа. Він повинен побут лаконічним, конкретним, без зайвих слів та емоцій. Ваша мета просто дати зрозуміти адресатові, що його пропозиція або прийнято, або просто не залишилося без уваги. Ви не зобов'язані своїм листом погоджуватися з пропозицією, але можете виявити увагу і повагу, навіть якщо даєте відмова в чому-небудь, найголовніше - це зворотна реакція для збереження стосунків. Ви можете просто підтвердити отримання запрошення на якийсь захід або отримання тієї чи іншої інформації. У тексті листа звертайтеся до адресата на ім'я по батькові.
5
Лист повинен бути роздруковано у двох екземплярах та підписана керівником організації або відправником, якщо у нього є на це право. Один примірник залишається у вас, другий направляється адресату.