Як організувати прес-конференцію.

Прес-конференції - це важливий компонент PR-діяльності будь-якої компанії. Завдяки їм ЗМІ та зацікавлена громадськість можуть отримати актуальну інформацію буквально з перших рук від офіційних представників тієї чи іншої організації, а керівництво компаній викласти свою позицію по найбільш значущих для них питань. Але для того щоб прес-конференція принесла дійсно гарні результати, вона повинна бути правильно організована.
Інструкція
1
Якщо вам доручено організувати і провести прес-конференцію, в першу чергу, визначте, якої мети ви хочете досягти: розповісти про який-небудь успіх вашої компанії, привернути увагу громадськості до якоїсь проблеми, представити у виграшному світлі якусь публічну персону і т.п. Потім виберіть місце і час проведення прес-конференції. Майте на увазі, що подібні заходи найкраще проводити в середині робочого тижня (вівторок-середа-четвер) о першій чи другій половині дня, але не пізніше 16 годин.
2
Місце для проведення прес-конференції вибирайте, виходячи з організаційних можливостей вашої компанії і кількості планованих запрошених осіб. Зверніть увагу, що для представників преси необхідна достатня кількість посадкових місць. Заздалегідь подбайте про наявність в залі мікрофонів, проекційних екранів (при необхідності) і вільного простору для установки телекамер.
3
Складіть список ЗМІ та організацій, чиїх представників ви хотіли б бачити на своєму заході. Підготуйте і розішліть прес-релізи та запрошення не менш ніж за два тижні до призначеного події. Бажано після розсилки запрошень особисто обдзвонити адресатів і дізнатися про їх рішення присутніми або не бути присутнім на прес-конференції. Таким чином, ви не тільки уточніть кількість майбутніх гостей, але й додатково нагадайте про вашому заході, якщо люди забули про нього або не отримали вашого прес-релізу.
4
Підготуйте необхідні презентаційні матеріали для всіх майбутніх учасників прес-конференції. У комплект учасника зазвичай включають екземпляр прес-релізу, перелік виступаючих на прес-конференції офіційних осіб із зазначенням повних імен і посад, порядок денний (порядок і теми виступів), рекламні та промо-матеріали. Значно краще виглядає, якщо всі презентаційні матеріали для кожного учасника оформлені у вигляді єдиного комплекту у фірмовій папці з логотипом організації.
5
Якщо ви плануєте введення акредитації для учасників, заздалегідь проінформуйте їх про це і повідомте, які дані вам потрібні для неї (ПІБ, посада, паспортні дані тощо). Заздалегідь підготуйте іменні бейджики для всіх учасників і розставляються на столах картки із зазначенням ПІБ та посади для виступаючих осіб. Якщо прес-конференція планується на досить тривалий час, подбайте про комфортні умови для її учасників: буфеті з напоями та легкими закусками, курильної і туалетній кімнатах, призначте час для перерв на відпочинок.
6
Після проведення прес-конференції обов'язково зв'яжіться з редакціями присутніх ЗМІ і поцікавтеся зробленими за її підсумками матеріалами. Попросіть надати вам екземпляри публікацій, якщо це не було обумовлено раніше.
Прес-конференції - прекрасний спосіб організувати освітлення якої-небудь події в пресі. Вони необхідні для передачі в ЗМІ важливої інформації і дають можливість журналістам ставити запитання. Але для того, щоб гідно провести прес-конференцію , до неї потрібно грунтовно підготуватися.
Вам знадобиться
  • Таблички з іменами і назвами посад виступаючих.
  • Роздатковий матеріал - це додаткова інформація, статистичні дані, цитати.
Інструкція
1
Для початку необхідно позначити привід для прес-конференції - це має бути щось важливе: початок якоїсь акції, річниця вашої компанії або термінове заяву.
2
Визначте тематику і склад учасників. Зазвичай на прес-конференції виступають 1-4 учасника.
3
Встановіть день і дату прес-конференції. Традиційно, найкращими днями для проведення прес-конференцій та брифінгів вважаються вівторок, середа і четвер. Переконайтеся, що в цей день не заплановано подія, більшу за масштабом, ніж ваше.
4
Оберіть приміщення. Підготуйте зал, перевірте наявність мікрофонів, подовжувачів для розеток, стільців. Подбайте про освітлення, що особливо важливо для телевізійників.
5
Визначте коло ЗМІ, запрошених на прес-конференцію . Напередодні обдзвоните редакції і запитайте, хто точно буде присутній. Підготуйте і розішліть в засоби масової інформації прес-реліз, де необхідно вказати місце, час і дату проведення прес-конференції, а також перелік питань, які планується висвітлити.
6
Починайте прес-конференцію , по можливості, вчасно. Допустима затримка початку - 5, максимум - 10 хвилин.
7
Прес-конференцію починають з привітання присутніх журналістів. Потім слово представляються учасникам прес-конференції. Бажано кожному виступаючому укластися в 5 хвилин. Офіційна частина прес-конференції зазвичай триває 30-40 хвилин. Після виступу всіх учасників журналістам пропонується задавати питання.
8
Після того як всі питання були задані, можливо окреме інтерв'ювання учасників.
9
Не забудьте подякувати всім журналістам за відвідування заходу.
10
Перевірте, що тим ЗМІ, які не були присутні на прес-конференції, відправлені прес-релізи.
Корисна порада
Прес-релізи краще розіслати за 4 - 5 днів до прес-конференціі.Определяя дату і час прес-конференції, необхідно враховувати час виходу газет.Заранее продумайте список питань, які можуть виникнути у журналістів і підготуйте відповіді на них. Тримайте під рукою необхідні документи, статистичні дані, цифри, на які ви можете послатися при відповідях на запитання.