Як провести ефективну конференцію.

У науковій і діловому середовищі конференція є одним їх найефективніших способів комунікації. Подібний захід дозволяє узагальнити накопичений досвід щодо необхідної тематики, ознайомитися з новими розробками галузі, налагодити цікаві зв'язки. Як правило, конференція носить масштабний характер, тому вимагає ретельної підготовки.
Вам знадобиться
  • - приміщення;
  • - мікрофон;
  • - відеопроектор;
  • - канцтовари;
  • - вода і закуски.
Інструкція
1
Складіть план конференції. Він повинен включати в себе цілі і завдання, графік доповідей, кількість учасників, необхідні матеріально-технічні ресурси, кошторис на проведення заходу.
2
Визначтеся з місцем і часом проведення конференції. Підберіть просторе приміщення, в якому можна розмістити велику кількість гостей. Дізнайтеся заздалегідь, чи можливо в даному залі підключити необхідну апаратуру. Що стосується часу проведення, обов'язково беріть до уваги інтереси і зайнятість учасників. Наприклад, студентська конференція, намічена на вечір п'ятниці, може викликати вкрай негативне ставлення, оскільки молодь звикла в цей час відпочивати або їхати додому.
3
Вивчіть детально тему конференції. Це необхідно для того, щоб визначити актуальність і наукову значущість доповідей. Щоб конференція була динамічною і ненудною, розглядайте на ній гострі, маловивчені і спірні питання. Запропонуйте доповідачам сформулювати свою точку зору з обраним проблемам.
4
Складіть регламент виступів доповідачів. Відведіть 30-40% часу для самих доповідей, а решту виділіть для дискусій. Саме жива і цікава полеміка робить конференцію ефективною. Складайте регламент таким чином, щоб одна проблема логічно перетікала в наступну і ставала предметом обговорення.
5
Подбайте про матеріально-технічній базі. Вам може знадобитися інтерактивна дошка, проектор з екраном, комп'ютер, мікрофон, фліп-чарт з відривними листами, канцтовари. Готуючись до конференції, заздалегідь перевірте звук, роботу відеоапаратури. На столи учасникам розкладіть папки з планом заходу та основними тезами доповідей.
6
Оповістіть учасників і гостей конференції про майбутній захід. Доповідачі повинні проходити обов'язкову процедуру попередньої реєстрації. Якщо конференція достатньо масштабна, не забудьте запросити представників преси і фотографів.
Корисна порада
Якщо конференція триватиме досить довго, подумайте про напої та їжу. Ви можете поставити пляшки з водою на стіл кожному учаснику. У перерві гостям можна запропонувати гарячі напої та закуски фуршетного типу.