Як підготувати і провести конференцію. підготувати цільові аудиторії ,.

Конференція в будь-якій організації є надзвичайно важливим заходом. Вона вимагає ретельної підготовки і бездоганною реалізації. Будь нюанс може зіпсувати враження про вашу компанію. Існують основні принципи, які слід враховувати для організації успішної конференції.
Вам знадобиться
  • Папір, інтернет, гроші
Інструкція
1
Поставте перед собою чітку мету. Навіщо вам потрібна ця конференція? Що, зрештою, ви хочете отримати? Конференція може бути спрямована на забезпечення компанії надійними бізнес-контактами, на поліпшення іміджу, на пошук інвесторів і т.д. Залежно від цього вибирається певний напрям, якого слід дотримуватися протягом процесу підготовки та проведення заходу. Пам'ятайте, що мета повинна бути досяжна, вимірна і мати реальні тимчасові? Е характеристики.
2
Дайте назву заходу. Якщо воно проводиться не вперше, то не забудьте вказати нумерацію. Назва повинна бути яскравим, помітним, інтригуючим. Ваша цільова аудиторія повинна зацікавитися конференцією.
3
Визначте чітку цільову аудиторію. Навіть ідеально підготовлена й організована конференція може не принести ніякого ефекту, якщо ви запросите на неї не «тих» людей. Задайте собі питання, хто повинен виступати, чия думка має бути почута, ніж цей захід може бути цікаво гостям. Спробуйте визначити, де і як краще спілкуватися з потенційною цільовою аудиторією, що впливає на прийняття потрібних людей рішення про участь у організовуваному вами заході.
4
Визначтеся з часом і місцем проведення конференції. Більшість конференцій проводиться в будні (крім п'ятниці), якщо не передбачається тривалий захід. Від місця багато в чому залежить все думка про подію в цілому. У гостей ставлення до конференції формується ще тоді, коли вони тільки шукають конференц-зал або готель. Тому якомога більш докладно опишіть маршрут, по можливості розмістіть покажчики.
5
Оголосіть про проведення конференції. Виберіть ЗМІ, до яких найчастіше звертаються представники вашої цільової аудиторії. Додайте в них рекламу або статті про майбутній захід. Розішліть запрошення всіх цікавлять вас гостям. Буде це інформаційний лист або барвистий бюлетень, вирішувати вам. У запрошенні вкажіть місце, час, назву і напрямок конференції.
6
Зберіть комітет, який розгляне всі відгуки на вашу пропозицію і відбере найбільш цікаві та відповідні темі заявки. Після цього можна буде приступити до формування програми заходу.
7
Розподіліть обов'язки всередині команди. Хтось відповідає за спілкування з гостями, хтось вирішує всі питання зі ЗМІ, хтось веде захід і т.д. Надайте всім учасникам конференції додаткові матеріали про виступаючих. Перед заходом обов'язково перевірте всю техніку.
8
Якщо ви розумієте, що не вкладається у тимчасові? Е терміни, встановіть ліміт часу на кожен виступ і на кількість питань. Зверніться до аудиторії з пропозицією поставити виступаючим всі додаткові питання вже після закінчення заходу.
Зверніть увагу
Де провести конференцію або презентацію? Сьогодні маркетинг розвивається в бік прямого контакту з потенційними покупцям і замовниками. Багато великих компаній влаштовують різні презентації та конференції, де представляють свої продукти і розповідають про переваги.
Корисна порада
Тут кожен гість відчує себе вільно й невимушено, а панорамні вікна і вид на Кремль забезпечать чудовий настрій протягом всього заходу. Якщо ви вирішуєте, де провести конференцію для бізнес-партерів, коктейль-party або банкет, відповідь очевидна! У нашому новому залі «Ярославль» ми організовуємо для вас незабутнє ділове або розважальна подія.
Іноді з'являється необхідність, або можливість, або потреба підготувати і провести захід , яким раніше не доводилося займатися. У результаті з'являється новий досвід, зростання і позитивні переживання. Як приклад розглянемо підготовку і проведення уроку для початківців шахістів. Адже за аналогією можна готувати і багато інших подій.
Інструкція
1
Визначте кінцеву мету заняття. Припустимо, треба організувати дозвілля дітлахів. Підготуємо для них перший шаховий урок. Оскільки досвіду таких занять у вас немає, ставте дуже просту мету. В даному випадку припустимо, що ніхто з дітей в шахи грати не вміє. Нехай після першого заняття вони навчаться розставляти на дошці всі фігури.
2
Придумайте історію. Ваше захід не повинно бути нудним. І не важливо, для дітей ви це робите чи для дорослих. Всі повинні отримати задоволення. Не будьте занадто серйозним. Щоб придумати історію, треба уявити, що ви перебуваєте в казці. Зараз казка буде шахової. Нехай це буде парад шахових фігур. А шахівниця - площа для урочистого параду. У нашій історії діти будуть по-черзі командувати парадом.
3
Розбийте шлях до мети на кілька простих часових відрізків, хвилин по 5-7. Перший відрізок - знайомимося з площею для параду. Другий відрізок - призначаємо командувачів різними фігурами. Третій відрізок - проводимо генеральну репетицію перед парадом. Четвертий відрізок - проводимо парад. П'ятий відрізок - змінюємося ролями і все робимо спочатку.
4
Сформулюйте у письмовому вигляді, як буде проходити кожен часовий відрізок. Пишіть так, ніби вже звертаєтеся до дітей. Перший відрізок може виглядати наступним чином. "Хлопці, сьогодні у нас буде урочистий парад. Хто знає, що таке парад? А де зазвичай проходять паради? Наш парад проходитиме на спеціальній площі - шахівниці. Розкажіть, що ви бачите на цій площі для параду? Кожна клітинка - це місце для одного учасника. І кожен учасник повинен стояти тільки на своєму місці, тоді парад вийде гарним. "Аналогічно напишіть, як проходитимуть всі інші часові відрізки. Записи повинні бути дуже короткими. Під час заняття більше часу повинно йти на практичні вправи, а не на слухання теорії. Тому скорочуйте, скорочуйте і скорочуйте, поки не вийде швидке пояснення.
5
Проведіть репетицію вашого заходу. Для цього запросіть одного-двох слухачів, які зможуть дати вам підказки. Ви проговорите все, що приготували. Це допоможе вам трохи пережити те, що буде далі. І потім ви будете менше хвилюватися. Нехай один запрошений взагалі не вміє грати в шахи. А другий - дуже добре вміє грати. Так ви отримаєте підказки від людей різного рівня.
6
Проведіть заняття. Чи не оцінюйте себе. Просто намагайтеся отримати задоволення від спілкування.
7
Зробіть висновки. Чи вдалося вам досягти поставленої в першому кроці мети? Запишіть ваші переживання і висновки в щоденник. У майбутньому ці записи допоможуть готуватися до подібних заходів.
Зверніть увагу
Чи не намагайтеся бути ідеальним. Саме те, що ви вважаєте недоліком, дасть вашій зустрічі ту індивідуальність, яка надовго запам'ятається всім учасникам. Нехай всі радіють, навіть якщо ви помиляєтеся. Головне, щоб ви прийшли до мети. І щоб ваші підопічні зробили це не "з під палки", а з прекрасними відчуттями. Тоді вони ще захочуть з вами зустрітися.
Корисна порада
При підготовці не читайте розумних книг. Ви тільки заплутаєтеся або будете почувати себе невпевнено. Зробіть все по-своєму, як ще ніхто в світі цього не робив. А вже після заняття заглибитися в книги, щоб зрозуміти, що поліпшити в майбутньому. Так ви швидше знайдете свій стиль.