Як систематизувати роботу.

Безладність, непослідовність або алогічна послідовність, несоотнесенность дій між співробітниками і підрозділами - головна причина низької продуктивності в будь-якій галузі. Систематизація - це якраз набір дій, покликаний впорядкувати роботу, прискорити процеси. Це послідовні кроки, які дозволять і полегшити роботу, і домогтися більш виражених успіхів. І це не такі вже складні кроки.
Інструкція
1
Аналізуйте наявні у вас напрацювання, завдання, що виконуються дії. Затроньте весь робочий процес: яка частота виконання тих чи інших дій, яка необхідність їх виконання, скільки часу йде на виконання. Проводьте постійний моніторинг робочого процесу, відстежуючи відбувається і вишукуючи слабкі або неефективні місця.
2
Об'єднуйте схожі дії в групи, виділяйте для них особливий час. Визначайте оптимальність виконання в часі деяких дій. Наприклад, якийсь менеджер, систематизуючи свою роботу, виявив, що обдзвонювати його клієнтів з самого початку робочого дня було мало ефективно, він рідше заставав їх на робочих місцях. Результативність підвищувалася, якщо він робив дзвінки в період з 10 до 12 години ранку. Аналізуйте свою ефективність.
3
Виявляйте і ранжируйте за важливістю/пріоритетності завдання, дії в роботі. Для цього застосовується, наприклад, аналіз пріоритетів по Ейзенхауера. Розподіляйте справи в часі, ставлячи першочергові завдання на час максимальної працездатності і на перший план. Займіться плануванням: складайте режим дня, розклад тижні, календарні плани. Таким чином, ви надаєте процесу праці структуру. Але одного планування мало, обов'язково реалізуйте свої плани.
4
Створюйте документи, що регламентують працю, враховуйте при цьому взаємозв'язку із зовнішнім середовищем, між підрозділами, якщо ви систематизуєте роботу організації. Колектив повинен виконувати роботу строго за інструкціями, тоді буде менше самостійних тлумачень своєї роботи. Встановлюйте терміни проведення роботи і укладайтеся в них, контролюйте їх, призначайте відповідальних за їх виконання.
5
Використовуйте у праці шаблони, схеми. Розробляйте їх самостійно, зберігайте знайдені. Впорядкуйте документацію, створюючи каталоги, дозволяють витрачати менше часу на пошуки документів. Використовуйте все, що дозволяє полегшити і оптимізувати роботу: сховища, закладки, послідовності дій, заготовки розсилок і т.п.