Як проводити співбесіду з секретарем. провести співбесіду при прийомі секретаря.

У великих організаціях більшість відвідувачів, як правило, отримують необхідну інформацію у секретаріаті. Яке враження від спілкування залишить помічник керівника? Чи захоче клієнт зателефонувати знову? Вичерпні чи відповіді на свої запитання отримає зацікавлена особа? Щоб бути впевненим у позитивних якостях секретаря, потрібно відповідально підготуватися до першої зустрічі і грамотно організувати і провести співбесіду.
Інструкція
1
Секретар - це обличчя компанії. В першу чергу оцініть зовнішній вигляд претендента. Адже не дарма кажуть, що зустрічають по одягу, а проводжають по розуму. Те, наскільки акуратно і привітно виглядає секретар, може мати велике значення для отримання необхідного контракту або проведення майбутніх переговорів. Якщо у вас є свій «образ», намагайтеся прислухатися до інтуїції. Якщо ви затвердите на посаді людину, яка викликає у вас внутрішні суперечності, то з ним, ймовірно, буде складно спрацюватися, адже секретар - це не тільки обличчя фірми, а й права рука керівника. Однак не схвалюйте відразу того, хто сподобається вам яскравою, красивою зовнішністю. Симпатична картинка може швидко приїстися, а папери так і будуть лежати нерозібраними.
2
Проводячи бесіду, уважно слухайте: секретар буде спілкуватися з клієнтами, вести телефонні переговори і складати листи. Мова його має бути грамотною, закінчення узгодженими, а тон доброзичливим. Зверніть особливу увагу на присутність в мові так званих слів-паразитів. Якщо минулого претендента рясніє непотрібними «так значить», «так сказати», «еее», «ну ось», то навряд чи ви досягнете відсутності цих виразів в діловій обстановці. Неприпустимим вважається використання жаргону і сленгу, якщо тільки ви самі не дозволите розмови прийняти неформальне русло.
3
Попросіть секретаря надрукувати текст під диктовку. Так ви перевірите відразу три важливих якості: швидкість друку, грамотність письма і володіння персональним комп'ютером. Навмисно зробіть стилістичні помилки і спостерігайте за реакцією претендента. Якщо він ввічливо порадить найбільш підходящий варіант побудови фрази, відзначте це про себе «плюсом».
4
Уважно вивчіть резюме секретаря. Зверніть увагу на попередні місця роботи, розпитайте претендента про причини відходу. Важливий і кмітливий людина ніколи не стане безсторонньо відгукуватися про колишнього керівника, «поливати брудом» колектив або розповідати про власні промахи. Найбільш прийнятний відповідь, яку ви можете почути - невідповідність очікувань з питання заробітної плати. Виділіть ключові слова в тексті резюме і в оповіданні співрозмовника: пунктуальність, організованість, стресостійкість, комунікабельність, ввічливість. Пам'ятайте, що найчастіше секретар - це сполучна ланка між різними підрозділами організації, від його професійних і особистісних якостей може залежати як настрій керівника, так і комфорт, доброзичлива обстановка і порядок у всьому офісі.