Як організувати конференцію.

Підприємства, що організують конференції, бажають досягти різних цілей. Для когось це основний процес бізнесу, хтось себе позиціонує як індустріального лідера, і конференція може закріпити за ним цей статус. Деякі бачать у конференції важливу складову традицію компанії. При цьому, жоден організатор не захоче провалити власну конференцію, а також щоб вона пройшла в нудною атмосфері і зібрала невелику кількість учасників.
Інструкція
1
Запишіть бачення конференції та її концепцію на папір. Створіть короткий опис заходу, як запрошення до співпраці.
2
Сформуйте організаційний комітет, в якому мають бути відображені такі області: адміністрування (виберіть главу організаційного комітету), програма, реклама, маркетинг, робота з партнерами, організаційні питання, логістика та фінанси, продажу, а також робота з учасниками.
3
Підготуйте документ, який наочно покаже до якого часу можна досягти певних результатів. Також цей документ повинен відобразити, за якими напрямками ці результати повинні бути отримані.
4
Складіть список бажаних доповідачів та отримаєте їх принципову згоду.
5
Розробіть статуси для своїх партнерів. Складіть список всіх потенційних партнерів і отримаєте їх принципову згоду.
6
Складіть список потенційних учасників і почніть розсилати запрошення.
7
Знайдіть приміщення для проведення конференції.
8
Проведіть зустріч з особами, які стануть відповідальними за роботу з реєстрацією.
9
Складіть прес-реліз (певне інформаційне повідомлення, яке буде містити в собі новина про даної організації із згадкою співучасті експертів, партнерів, місця розташування).
10
Підготуйте банери, ролики, інтерв'ю, шаблони для презентації, аудіозаписи для можливості її подальшої викладки в інтернеті на відкритих ресурсах.
11
Робіть розсилку один раз в два тижні по зареєстрованим учасникам з відповідною інформацією про те, наскільки програма поповнилася експертами та які відбулися зміни або нові події. Дайте людям можливість простежувати підготовку до заходу, запрошувати в якості партнерів інших зацікавлених людей, просіть поширювати їх інформацію про майбутній захід.
Відео по темі
 http://www.youtube.com/watch?v=JxEj1Juoc8A
Організація конференції вимагає ретельної підготовки. Розділивши цей процес на етапи, можна з мінімізувати трудові витрати при високому рівні проведення заходу.
Вам знадобиться
  • Комп'ютер з виходом в інтернет і довідковими програмами по місту, телефон.
Інструкція
1
Визначитися з темою конференції , числом потенційних учасників, термінами проведення та лекторами. Провести переговори з лекторами для отримання згоди на виступ.
2
Виходячи з тематики і планованого числі учасників необхідно підібрати варіанти місць проведення конференції . Це можуть бути Будинку культури, конференц-зали готелів, ресторани, бази відпочинку та інше. Підбір здійснюється за коштами пошуку в мережі інтернет і різних довідниках міста, на основі отриманих даних формується таблиця потенційних місць із зазначенням назви, адреси, телефону, кількості місць, вартості і наявності необхідного обладнання (наприклад, проектора, екрану, мікрофона).
3
продзвонити вийшла базу потенційних місць і уточнити по можливості проведення в бажані дні, вартості оренди, наявності додаткових послуг (наприклад, організації фуршету). В результаті вибрати місце проведення та дату.
4
Розробити фірмовий стиль конференції (символ, слоган, кольори та інше) і визначитися з необхідною продукцією (фірмові блокноти, ручки, запрошення, футболки та інше). Замовити продукцію для заходу в сувенірних компаніях. Також сформувати плановану програму.
5
Отправить запрошення потенційних учасників на фірмових бланках електронною поштою або по засобах нестандартного рішення за допомогою кур'єра/пошти (наприклад, на конференцію з флористики у вигляді квітки з тканини на дизайнерському картоні).
6
Реєстрація учасників, деталізація програми, допомога у трансфері та підборі місця проживання (у разі такої необхідності). Робота з субпідрядниками по організації фуршету, фотозйомки та інше.
7
Напередодні заходу перевірити готовність залу - устаткування, сувенірна продукція, організація фуршету та інше.
8
Під час заходу необхідно координувати роботу субпідрядників: промоутерів, кейтеринговие служби, фотографів та інше.
9
Після конференції надіслати електронною поштою на фірмовому бланку подяку за участь в захід, можна попросити дати відгуки.
Відео по темі
 http://www.youtube.com/watch?v=WXrWJkwZCII