Як підшивати документи в архів.

Важлива документація - договори, рахунки-фактури, акти - повинна зберігатися в компанії довго. Для деяких цінних паперів цей термін становить п'ять чи навіть десять років. Щоб документи не пом'ялися і не загубилися, їх потрібно правильно підшивати і архівувати.
Вам знадобиться
  • - папки - швидкозшивачі;
  • - прозорі файли - кишеньки.
Інструкція
1
Щоб підшити договір, дочекайтеся, поки він буде завізований у всіх зацікавлених осіб. Отримайте підписи генеральних директорів обох сторін і проставте друку. Після цього зніміть копії документа і роздайте їх усім, хто має до нього відношення.
2
Дайте договором номер. Він повинен містити цифри та букви. Наприклад, 123-АБ. Поставте число підписання документа.
3
Заведіть журнал обліку договорів. Вносьте туди номер документа, дату підписання та юридична особа, до якого він відноситься. Номери повинні йти по порядку, одна за одною, в залежності від того, коли було підписано контракт.
4
Якщо в компанії існує декілька юридичних осіб, журнал обліку договорів у кожного повинен бути свій. Так ви уникнете плутанини.
5
Покладіть договір в окремий файл. Якщо договору зустрічні, їх декілька, помістіть все в одну кишеню. Так буде легше зіставити документи і знайти їх у разі потреби.
6
Вставте файл в швидкозшивач і закріпіть спеціальними власниками. Не варто набивати його щільно, документи помнуться. Напишіть на корінці папки юридична особа, документи по якому зберігаються в ній, а також рік їх підписання.
7
Після закінчення трьох років папки з договорами можна відправити на склад. Складіть їх в картонні коробки і помістіть в місце, не доступне для вологи. На упаковці також вкажіть юридична особа, до якого належать документи, і рік підписання контрактів.
8
Рахунки-фактури та акти підшиваються так само, як і договору. Але, замість паперового журналу обліку документів, краще завести електронний. Наприклад, в програмі "1С: Бухгалтерія". Завантажити її безкоштовно можна тут: http://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Це дозволить вам не тільки вести облік всіх цінних паперах, а й проводити з ними різні операції - роздруковувати додаткові екземпляри, виправляти помилки і т.д.