Як написати грамотно відмову.

Працюючи на різних посадах, люди не завжди знають, як правильно написати відмова людям або інстанціях. Виникають питання з приводу грамотності, формі відмова а, при цьому важливу роль відіграє збереження хороших міжособистісних відносин.
Інструкція
1
Розгляньте уважно отримане звернення, не поспішайте з висновками, вивчіть найдрібніші подробиці. Адекватно оцініть ситуацію, знайдіть негативні і позитивні сторони. Якщо негативних аргументів набагато більше, то сміливо приймайте рішення про відмова е.
2
Ви повинні юридично грамотно скласти свій відмова , щоб при обурення зворотного боку бути впевненим у своїй правоті. У верхньому правому куті напишіть назву організації, посаду керівника тієї людини, для кого призначений даний лист. Нижче ви можете написати слово «заява».
3
Зрозумійте, ви зобов'язані написати відмова так, щоб він був прочитаний до кінця, в ньому докладно і ясно повинні бути прописані пункти відмова а. Питань у одержувача після такого листа виникнути ні в якому разі не повинно. Якщо ви пишіть відмова якомусь діловому партнерові, то відмова не повинен розуміти повне припинення співпраці.
4
Грамотне написання відмова а увазі правильне повідомлення поганої новини. Ваші слова повинні бути настільки коректні, щоб людина не відчув негативного до себе ставлення. Делікатність є вашим козирем.
5
Почніть з нейтрального початку. Психологічно це підготує клієнта до поганої новини, висловіть часткове згоду, що підбадьорить ваше лист- відмова . Будьте позитивні, пишіть пояснення в піднесеному настрої, не використовуйте колючих фраз і незрозумілих виразів.
6
Формулюйте свої думки чітко. Рекомендується використовувати пасивний стан. Ніколи не поспішайте. Як правило, відмова підтверджується документально. Прикладіть до вашого відмова у необхідні документи, що підтверджують не ваше особиста думка, а думка цілого колективу, компанії, фірми, організації. І нарешті, якщо цього вимагають обставини, що склалися, то приведіть законодавче обґрунтування своїх дій.
Лист-відмова - дуже специфічна частина ділового листування. У ньому повинен прозвучати негативну відповідь на прохання клієнта або пропозицію партнера. При цьому з одержувачем листи важливо зберегти хороші стосунки. Щоб недвозначно висловити свою позицію, але не образити адресата і залишити про себе сприятливе враження, дотримуйтесь основні правила написання відмови.
Вам знадобиться
  • - офіційний бланк організації;
  • - комп'ютер;
  • - принтер.
Інструкція
1
Складіть чернетка листа. Не нехтуйте цим етапом підготовки документа. Він дозволить вам привести думки в порядок і підібрати максимально коректні фрази.
2
Почніть текст з традиційного звернення до одержувача: «Шановний Іване Івановичу!» Або «Вельмишановний пан Іванов!». Не використовуйте інші формулювання, адже письмову відмову носить офіційний характер.
3
У лівому верхньому куті вкажіть адресата листа: найменування компанії, посада, прізвище, ініціали співробітника або прізвище та ініціали приватної особи. Відомості про вашу компанію будуть представлені на офіційному бланку в правому верхньому куті.
4
Напишіть основну частину документа. Спочатку повторіть надійшла прохання або пропозицію. Безумовно, не потрібно повністю переписувати текст вхідного документа. Досить кількома словами викласти його суть, використовуючи традиційні обороти ділового мовлення: «Відповідно до вашим запитом про надання копії наказу ...» або «У відповідь на ваше прохання про продовження терміну пільгового кредитування повідомляємо ...».
5
Далі перерахуйте причини відмови. Пояснення негативної відповіді має бути коротким, логічним, твердим по суті, але не різким за формою. Чи не спотворюйте ситуацію, не приводите неіснуючі факти і неправдоподібні аргументи. По можливості підтверджуйте свої слова посиланнями на законодавчі та нормативні акти. Але не впадайте в крайнощі. Перевантажуючи лист розлогими поясненнями і багатослівними вибаченнями, ви ризикуєте ще більше розсердити адресата.
6
Заключну частину листа почніть зі стандартною формулювання, що дозволяє вам залишатися ввічливим, але непохитним у своєму рішенні: «Враховуючи викладені вище факти, ми, на жаль, змушені відмовитися від співпраці з вашою компанією» або «З жалем повідомляємо про неможливість подальшого продовження кредитної лінії ».
7
Спробуйте пом'якшити відмову. З цією метою повідомте адресату про інші варіанти співпраці, про нові послуги вашої компанії, якими він може скористатися на пільгових умовах, про можливість повторного розгляду його прохання через певний час і т.д. Вся інформація повинна бути абсолютно достовірною та актуальною.
8
Перечитайте чорновий варіант листа. Виправте помилки, внесіть необхідні доповнення і поправки. Роздрукуйте відмова на офіційному бланку організації, підпишіть у керівника і направте адресату.
Відео по темі
 http://www.youtube.com/watch?v=Gy_OgVpT9OU