Як оформити службовий лист.

Службове лист - це загальноприйнятий спосіб інформування сторонніх організацій за допомогою поштового повідомлення. Його використовують при необхідності мати письмове підтвердження про передачу партнеру важливої інформації або при неможливості використання інших видів зв'язку. Цей документ має безліч різновидів, але є загальні правила, які необхідно враховувати при оформленні такого листа.
Вам знадобиться
  • Фірмовий бланк для листів.
Інструкція
1
Для початку візьміть бланк вашої організації, спеціально призначений для таких листів. Головна його відмінність від стандартного фірмового бланка - наявність поштових реквізитів поряд з банківськими. Якщо такого немає на вашому підприємстві, підготуйте власний його варіант. Тут розмістіть логотип і вкажіть назву організації, банківські реквізити, поштова адреса, телефони, факс та електронну пошту для зв'язку.
2
У правому верхньому куті вкажіть адресата листа (найменування підприємства, поштова адреса, посада, ПІБ керівника). Якщо лист адресовано декільком організаціям, їх адреси розташовують один за іншим, але не більше чотирьох поспіль і без вказівки керівників. Тепер переходите безпосередньо до тексту листа, оскільки в цьому документі не пишуть його назву (на відміну від актів, службових записок і т.д.). Замість цього ви можете вказати коротко тему листа, суть вашого звернення - "про затримку оплати", "про зміну термінів" тощо.
3
Текст листа повинен бути витриманий в діловому стилі. Суть викладіть по можливості коротко і точно, щоб уникнути різночитань при передачі важливої інформації. Один лист має стосуватися одного питання. Не намагайтеся в одному листі вирішити всі проблеми, що виникли між вами і партнером. Кожна повинна розглядатися окремо, оскільки тут можуть бути різні виконавці і, крім того, це може бути важливим при виникненні спорів, що потребують вирішення в суді. Відповідно, і обсяг листа найкраще не виводити за межі однієї сторінки.
4
У заключній частині перерахуйте всі додаткові документи в розділі "Додатки". Залиште місце для підпису керівника і розшифруйте в дужках його підпис (прізвище, ініціали). Обов'язково вкажіть ПІБ виконавця та службовий телефон для зв'язку. Підпишіть оригінал документа у керівника і зареєструйте лист у секретаря організації як вихідного документа.
Зверніть увагу
Службове лист, на відміну від службової записки, складається виключно для спілкування зі сторонніми організаціями, структурними підрозділами або приватними особами. Тому оформлення та стиль викладу інформації мають тут важливі особливості.
Корисна порада
Пам'ятайте, що службовий лист завжди складається у двох примірниках. Перший з них друкується на фірмовому бланку для листів і підписується керівником, а другий на чистому аркуші паперу і завіряється секретарем підприємства.