Як скласти порядок денний.

Повістка дня є «скелет» зборів чи наради. Саме в ній задаються головні теми для обговорення та основні напрямки дискусій. Вона встановлює порядок проведення наради, концентрує увагу учасників на професійному розмові, не дозволяє обговоренню перерости в безладний обмін думками.
Інструкція
1
Почніть підготовку повістки дня відразу ж після прийняття керівництвом рішення про дату і темі наради. По «гарячих слідах» вам буде легше сформулювати її пункти. Крім того, у вас буде достатньо часу на виправлення першого варіанту, якщо керівник захоче внести поправки.
2
Виділіть в темі зборів основні та другорядні аспекти. Не перевантажуйте повістку дня дрібними питаннями, які можна вирішити в робочому порядку. Оптимальний варіант - включити 1-2 істотних пункту, в обговоренні яких зацікавлена більша частина колективу, і залишити час для оперативного вирішення менш важливих питань, у тому числі що виникли в ході зборів.
3
Сформулюйте пункти порядку дня . Уникайте багатозначних або неясних пропозицій. Питання на порядку дня робіть максимально конкретними. Прочитавши їх, учасник наради повинен легко зрозуміти суть проблеми та мета її обговорення. Якщо у вас виникли труднощі, зверніться за допомогою до фахівця, який виступатиме з основною доповіддю з даної теми.
4
Кожен пункт повинен починатися з прийменника «про» чи «об»: «Про ініціативу відділу продажів по проведенню суботника» або «Про перерозподіл функцій між відділом маркетингу та прес-службою» і т.д. Якщо на обговорення виноситься якоїсь регламентує документ, пункт може звучати так: «Про затвердження Статуту підприємства» або «Про внесення змін до посадових інструкцій співробітників секретаріату» і т.д. Питання інформаційного характеру, які не потребують обговорення, забезпечите відповідним поясненням в дужках або через двокрапку. Наприклад, «Про перспективні напрямки книговидавничої діяльності: Звіт заступника генерального директора про відрядження на семінар».
5
Структуруйте повістку дня . На практиці застосовуються два способи розташування питань: від найбільш важливих до менш важливим і від незначних до істотних. Кожен варіант має свої позитивні сторони. У першому випадку на початку наради розглядаються головні питання. Співробітники проявляють більше активності, втома ще не впливає на них. Але обговорення першого питання може затягнутися, часу на вирішення дрібних, але важливих проблем не залишиться. Якщо ж збори починається з менш важливих пунктів, співробітники поступово включаються в ритм і до моменту оголошення головного питання цілком налаштовані на конструктивний діалог.
6
Надрукуйте повістку дня відповідно до вимог діловодства, прийнятими у вашій організації. Крім власне питань для обговорення вкажіть дату, час, місце проведення наради, основних доповідачів, учасників та запрошених фахівців. Затвердіть документ у керівника організації. Оригінал повістки дня ви пізніше прикладіть до протоколу засідання. На підставі затвердженого порядку підготуйте інформаційний лист або оголошення для співробітників.
Порядком іменується сповіщення, складене в короткій письмовій формі. Воно, як правило, спрямовується громадянину і містить в собі інформацію про дату, точну адресу, співробітника, мети відвідування, перелік документів, необхідних для пред'явлення працівнику державного органу, який направив повідомлення з метою обов'язкового його виконання. Всі види повісток містять загальні дані, без заповнення яких документ не може вважатися оформленим юридично правильно.
Вам знадобиться
  • - паспортні дані громадянина;
  • - мета оформлення порядку;
  • - бланк установи для складання повістки;
  • - друк або штамп установи.
Інструкція
1
Визначте вид повістки, який залежить від діяльності, здійснюваної державною установою, і сформулюйте мету, по якій громадянин буде зобов'язаний з'явитися в призначений термін і за вказаною адресою, маючи при собі паспорт та отриманий ним документ.
2
Зберіть необхідну інформацію для написання повістки. Вона повинна містити повні і точні дані прізвища, імені, по батькові громадянина, адреса його прописки або реєстрації. Інформацію отримаєте з наявної в державній установі бази, доступної для його співробітників.
3
На бланку установи, призначеному для оформлення повісток, вкажіть його номер і дату складання. Напишіть, кому саме адресовано документ, вказавши повне прізвище, ім'я, по батькові громадянина та його адреса. Наявність правильно заповнених даних гарантує документу юридичну силу.
4
Напишіть повну адресу державної установи і вкажіть час, за яким необхідно з'явитися за повісткою. Внесіть дані, що містять найменування відділу, номер телефону, прізвище, ім'я, по батькові працівника та його посаду.
5
У спеціально відведеній рядку повістки позначте причину, по якій викликаний громадянин, пославшись на номер документа і його дату, згідно з яким він запрошується.
6
Грамотно і дохідливо сформулюйте інформацію, що стосується наслідків, які можуть виникнути в разі невиконання вимог, зазначених у повістці, пославшись на відповідні статті закону.
7
Позначте весь перелік документів, необхідних для пред'явлення викликаному за повісткою громадянину. Крім паспорта може знадобитися довідка з місця роботи, трудова книжка і т.п.
8
В кінці документа вкажіть посаду, прізвище та ініціали працівника, який склав його, поставте розпис, а також штамп або печатку установи, який направив повістку .
Зверніть увагу
У разі несвоєчасної явки до військкомату за повісткою і відсутності поважної причини, з призовника стягується штраф, а при тривалому ігноруванні можливе накладення більш суворого покарання аж до порушення кримінальної справи.
Корисна порада
Судові повістки направляються адресату поштою листом з повідомленням. Вони можуть також доставлятися особою, спрямованим суддею. В цьому випадку адресат власноруч розписується на корінці повістки, тим самим підтверджуючи її отримання.