Як провести ділову нараду.

Мистецтво бути керівником полягає не в тому, щоб писати розпорядження, а в тому, щоб вміло мотивувати колектив організації, сформувати команду однодумців, оперативно вирішувати постають перед компанією проблеми, чуйно реагувати на зміни ринку. Всі ці завдання можна вирішити, якщо правильно організувати наради.
Інструкція
1
Оповістіть співробітників про час і місце проведення наради, якщо такі проходять на нерегулярній основі. Зробіть розсилку по електронній пошті за кілька днів, щоб це не стало раптової новиною для колективу. У листі інформуйте співробітників про тему, щоб не викликати чутки і домисли, які можуть розвинутися до абсурду.
2
Попросіть співробітників підготувати матеріал, який ви збираєтеся обговорити, і який вимагає прийняття колективних рішень. Завчасно розробіть і вишліть співробітникам структуровану форму звіту, це дозволить не розтікатися в обговоренні, а переходити до цифр, викладкам. Крім того, стандартна звітність дозволить порівняти результати різних відділів, буде додатковим джерелом мотивації.
3
Переконайтеся, що запрошені зібралися, і коротко викладіть суть справи. Якщо хто-небудь із співробітників спізнюється, починайте без нього, не змушуйте тих, хто цінує свій і ваш час, чекати одного запізнився.
4
Дозвольте кожному висловитися по темі наради. Якщо збори персоналу присвячено звітності або результатами роботи, дайте представнику кожного відділу слово, але не дозволяйте перейти наради в нудний розповідь. Акуратно і тактовно переривайте доповідача, питаннями направляйте його в потрібне русло. Також не допускайте виникнення конфліктних ситуацій, коли наради перетворюються на спосіб вирішення проблем між різними відділами, наприклад, бухгалтерією і продають підрозділом, особисті питання вирішуйте з кожним співробітником окремо. Коли кожен висловив свою точку зору з конкретного питання, закрийте тему і перейдіть до наступного пункту програми зборів.
5
Використовуйте правило «батога і пряника». Хваліть представників відділів, чиї результати роботи перевершили ваші очікування, акуратно журіте тих, хто не дотягує до встановлених планом показників. Такі наради стануть хорошим стимулом для кращої роботи і вирішення поставлених завдань. Якщо в роботі якогось відділу виявляється систематичне «недотягіваніе», запропонуйте колективу обговорити цю проблему і спільно прийняти антикризові рішення. Не дозволяйте собі прилюдно жорстко висловлюватися на адресу окремих співробітників, що не принижуйте персонал.
6
Підведіть підсумки наради, ще раз уточніть, які саме рішення були прийняті, які плани поставлені. Кожен з присутніх повинен усвідомити, яких дій і результатів від нього чекають, і в які терміни він повинен це виконати. На наступній нараді проконтролюйте процес виконання розпоряджень та вирішення поставлених завдань.
Якщо вам належить організувати і провести ділову зустріч, пам'ятайте: успіх заходу багато в чому залежить від якісної підготовки. Не пропустіть з уваги жодну деталь, і ділову нараду пройде на вищому рівні.
Інструкція
1
Призначте дату ділової зустрічі. Заздалегідь повідомте всіх учасників. В залежності від формату заходу і від того, з ким ви проводите ділову нараду, це може бути усне запрошення, телефонне, електронною поштою, діловим листом. Бажано розіслати всім і порядок денний, з позначеними питаннями для обговорення, основними доповідачами, регламентом і довідковими матеріалами. Якщо учасники будуть більш підготовленими, обговорення ділових питань піде ефективніше.
2
Подумайте, яке місце найбільш зручно для вашої ділової зустрічі. Підходящим приміщенням може стати власний конференц-зал компанії або переговорна кімната. Варто упевнитися, що ніхто з ваших колег не претендує на проведення в ньому іншого наради в цей же час. Орендований конференц-зал - також можливий і досить зручний варіант. Таку послугу пропонують готелі та мотелі, бізнес-центри, освітні установи.
3
Іноді ділові зустрічі проводяться в кафе або ресторанах. Такий варіант доречний, коли кількість учасників невелика. Якщо ви хочете поєднати переговори з обідом або сніданком або влаштувати ділову вечерю, вам належить зарезервувати столик заздалегідь. Місце не повинно бути гучним, інакше обговорювати ділові питання буде важко. Небажано також вибирати екстравагантні і екзотичні варіанти, ваші смаки можуть не збігатися з уподобаннями інших учасників. Тому краще зупинитися на закладі класичного характеру або пересвідчитися, що ваші партнери повністю поділяють ваші пристрасті.
4
Підготуйте і перевірте апаратуру. Проектор, мікрофон, телефонна і відео апаратура - відрегулюйте і налаштуйте все заздалегідь. Техніка має звичай ламатися і вимикатися в самий невідповідний момент.
5
Підрахуйте, чи вистачає стільців всім учасникам. Прослідкуйте, щоб в кімнаті не було занадто душно або дуже холодно. Не забудьте про письмових приладді - вам слід забезпечити кожного ручкою і папером. Розкладіть роздатковий матеріал. Зробіть і розставте таблички з прізвищами та іменами учасників, якщо це необхідно.
6
Якщо ділова зустріч тривала, можливо, знадобиться кава-пауза або перерву на обід. У будь-якому випадку подбайте про воду - непоганим варіантом буде пляшка з водою і стаканчик біля кожного учасника.