Як прийняти делегацію.

Співпраця із закордонними партнерами вже стало нормою для російських підприємств. Тому обмін делегаціями, що є частиною робочого процесу, - теж досить буденне явище. Але якщо ви приймаєте на підприємстві своїх зарубіжних або російських партнерів вперше, слід врахувати кілька нюансів, щоб вони не перешкодили встановленню ділових контактів і не зіпсували враження від зустрічі.
Інструкція
1
Запрошення про зустріч слід послати якомога раніше, навіть якщо попередня домовленість про неї була досягнута. Це - знак того, що ви високо цінуєте час своїх партнерів і поважаєте їх зайнятість.
2
Коли підтвердження буде отримано, уточніть кількість членів прибуває до вас делегації. Краще, якщо вам передадуть список гостей із зазначенням посади та підшефних напрямків. Склад своєї делегації підберіть відповідно з цим списком, за кількістю вона має бути приблизно такою ж, як і делегація гостей. Обговоріть з гостями, якою мовою вони воліють спілкуватися і подбайте про перекладача для себе, навіть якщо гості збираються приїхати зі своїм перекладачем.
3
Дізнайтеся про зону відповідальності і компетенції кожного вашого гостя. Іноземні партнери, як правило, дуже строго дотримуються службову субординацію, тому вам необхідно мати чітке уявлення, які питання уповноважений обговорювати той чи інший гість.
4
Підготуйте і узгодьте список питань, які вам потрібно буде обговорити. Зберіть всі матеріали і документи, які можуть знадобитися. Вирішіть, які документи будуть підписуватися за результатами переговорів, і обговоріть, в якому режимі вони будуть проводитися: тривалість, перерви.
5
Підберіть зручне приміщення з урахуванням кількості присутніх на зустрічі. У кожного з них має бути місце, де він може з комфортом розміститися, адже між перервами доведеться сидіти по кілька годин. Подбайте про те, щоб під час зустрічі подали чай, кава, печиво, а на столах стояли склянки і мінеральна вода. Якщо ніхто не буде проти, не забудьте поставити попільнички.
6
Запитайте у своїх гостей згоду на аудіозапис зустрічі, її не можна проводити без дозволу. Гостей садіть лицем до вхідних дверей, цей психологічний нюанс дозволить їм не почувати себе напружено. Попросіть, щоб під час переговорів вас не відволікали сторонніми телефонними дзвінками. Приготуйте для гостей щоденники і ручки.
7
Не слід змушувати гостей шукати вас, коли вони під'їдуть на місце зустрічі. У вестибюлі будівлі їх обов'язково має хтось зустріти і проводити в приміщення, де будуть вестися переговори.