Як підшивати особисті справи.

Кожен роботодавець в процесі господарської діяльності повинен вести різну документацію, в тому числі кадрову. Документи співробітників збираються воєдино і скріплюються в одну загальну папку, яка називається «Особиста справа». Цей формат обліку співробітників не є обов'язковим, але все ж вітається різними інстанціями.
Інструкція
1
Оформіть особиста справа на співробітника відразу після видання наказу про прийом на роботу. Для цього не існує уніфікованої форми, тому розробіть її самі. Зніміть копію з паспорта співробітника, свідоцтва ІПН, страхового пенсійного свідоцтва і з інших документів, які є в наявності, наприклад, з водійського посвідчення, медичної довідки.
2
На першій сторінці повинна знаходитися опис усіх документів, які є на момент працевлаштування, і які будуть з'являтися в процесі роботи, наприклад, наказ на відпустку, будь-які додаткові угоди до трудового договору.
3
У внутрішньому описі вкажіть найменування документів, їх номери, дату складання та номер аркуша в особовій справі. Поставте підпис, ПІБ укладача і дату складання. Для спрощення надання інформації, складіть опис в табличному вигляді.
4
Після того, як всі документи зібрані, розташуйте їх в хронологічному порядку, потім пронумеруйте їх, починаючи з опису (сторінка №1). Далі оформите обкладинку особистої справи. Обов'язково вкажіть назву організації відповідно до установчих документів, порядковий номер особової справи, дату складання. Залиште і поле під зазначення дати закінчення трудового договору. Також після звільнення вам необхідно буде вказати кількість сторінок у справі.
5
Не забудьте вказати і заголовок справи - прізвище, ім'я та по батькові співробітника повністю. Також ви можете написати посаду працевлаштовуємо співробітника. Після звільнення справу прошивається і здається в архів.
6
Особові справи зберігаються у кадрового працівника або іншої особи, яка виконує його обов'язки. Доступ до даних обмежений. Раз на рік співробітники повинні одержувати інформацію про ведення справ; краще, якщо після ознайомлення вони будуть ставити підпис.
Ведення особистих справ співробітників є обов'язком кадрової служби організації. Формування та ведення особової справи працівника здійснюється після підписання наказу про його прийом на роботу.
Вам знадобиться
  • - документи співробітника, прийнятого на роботу (паспорт, документи про освіту);
  • - документи, що оформляються при прийомі на роботу і в процесі трудової діяльності співробітника;
  • - фотографія співробітника розміром 3х4 см;
  • - папка-швидкозшивач.
Інструкція
1
Роздрукуйте і видайте співробітнику, прийнятому на роботу, бланки особистого листка по обліку кадрів і автобіографії, попросіть співробітника заповнити їх від руки. Нехай співробітник проставить в заповнених документах свій підпис і дату заповнення. Приклейте фотографію співробітника на першу сторінку особистого листка по обліку кадрів.
2
Візьміть звичайний швидкозшивач, роздрукуйте і приклейте на нього титульний аркуш-обкладинку особистої справи. Зробіть копії паспорта (сторінок з фотографією, з пропискою, з відмітками про сімейний стан), документів про освіту співробітника, помістіть їх в особову справу. Прикріпіть туди також характеристики, рекомендації, резюме співробітника, заява про прийом на роботу. Якщо в організації трудові договори та кадрові накази зберігаються окремо, то зробіть і помістіть в особиста справа їх копії.
3
Підшийте також в особиста справа примірник посадової інструкції та інші документи, що стосуються оформлення прийому на роботу співробітника. Не забудьте прикріпити автобіографію і особистий листок з обліку кадрів (зазвичай його поміщають в початок особистої справи). Пронумеруйте усі аркуші особової справи, починаючи з копії паспорта і документів про освіту. Зробіть внутрішню опис документів, що зберігаються в особовій справі і помістіть її в початок особистої справи.
4
Доповніть особиста справа співробітника в процесі його роботи копіями різних документів про підвищення кваліфікації (копіями дипломів, свідоцтв, сертифікатів тощо), документами, підтверджуючими переклади (заявами, додатковими угодами до трудового договору, копіями або другими примірниками наказів і т.п.), наказами про накладення стягнень або заохочення та іншими документами.
5
Завершіть особиста справа при звільненні співробітника з організації документами про звільнення: заявою про звільнення, угодою сторін, копією або другим примірником наказу про звільнення та іншими документами.
6
Підготуйте особиста справа звільненого співробітника до передачі в архів. Для цього розташуйте документи за хронологією дат в наступному порядку: - особовий листок з обліку кадрів та автобіографія; - копія паспорта та документів про освіту; - документи про прийом на роботу; - документи, які оформляються кадровою службою протягом трудової діяльності співробітника; - документи про звільнення (завершують особиста справа). Пронумеруйте листи особистого справи, переоформлюєте його внутрішню опис, здайте документ в архів.
7
В процесі діловодства документи особистої справи розташовуються усередині нього у зворотній тимчасової хронології, тобто на початку справи виявляються розміщеними документи про звільнення; за ними - документи про переклади співробітника, накази про заохочення і стягнення та ін .; за ними - документи про прийом на роботу та копії документів про освіту та т.п.
Зверніть увагу
Склад документів особової справи працівників не регламентований російським законодавством.
Корисна порада
Зберігайте особисті справи співробітників в сейфі кадрової служби, розташовуючи їх в алфавітному порядку. В процесі ведення особистого справи документи, що поміщаються в папку особової справи працівника, нумеруйте олівцем. При закритті особистої справи після звільнення працівника і переоформлення внутрішнього опису перед здачею справи в архів, нумерацію документів зробіть синіми або чорними чорнилами.