Як відповісти на офіційний лист.

Ділова переписка - невід'ємна складова багатьох виробничих процесів. Чимале місце в ній займають відповіді на офіційні звернення різних організацій, включаючи контролюючі. Для таких листів обов'язковий офіційно-діловий стиль, цілком припустимі, більш того - переважні бюрократичні обороти. В них не місце емоціям, навіть якщо вимоги, які містить отримане вами звернення, неправомірні.
Вам знадобиться
  • - комп'ютер;
  • - доступ до інтернету або принтер;
  • - фірмовий бланк організації;
  • - послуги пошти, кур'єра або особистий візит в офіс адресата (не у всіх випадках);
  • - текст листа, на яке ви відповідаєте.
Інструкція
1
Для написання відповіді використовуйте фірмовий бланк. Не забудьте привласнити письму вихідний номер, зареєструвати його у секретаря або в канцелярії, поставити дату.
2
Адресуйте відповідь тій людині, підпис якого стоїть під листа . Звичайно вона являє собою посаду та прізвище з ініціалами. Постарайтеся дізнатися його ім'я та по батькові. Зробити це за допомогою інтернету або телефонного дзвінка безпосередньо в організацію, з якої надійшов лист. Зазвичай в нижній частині офіційного листа вказується прізвище виконавця і його телефон. Ця інформація буде корисною при подальшій взаємодії, якщо в ньому виникне необхідність. Однак відповідь має бути спрямований на ім'я того, чий підпис стоїть під надійшли до вас зверненням. У «шапці» відповіді достатньо його ініціалів. А ось лист треба починати з обігу на ім'я по батькові: «Шановний Іван Іванович!»
3
На самому початку відповіді вкажіть вихідні дані листи. Зазвичай офіційні звернення містять вихідний номер, дата вказується обов'язково. Загальноприйнята формулювання першої фрази: «У відповідь на Ваш лист (звернення, інформаційний запит, претензію, скаргу - залежно від ситуації) за № таким-то від такого-то числа вважаємо за необхідне (варіант - можемо) повідомити наступне».
4
Далі відповідайте на питання, які містяться в листі в тому ж порядку, в якому вони в ньому наведені.
5
Якщо будь-які вимоги або претензії, що пред'являються до вас особисто або вашої організації автором листа, на ваш погляд, неправомірні, вкажіть, що вони не можуть бути задоволені і поясніть причину, пославшись на положення чинного законодавства, яким ті, на вашу думку, суперечать.
6
Використовуйте наприкінці відповіді формулювання «З повагою». Зробити це доведеться, навіть якщо ви вважаєте, що адресат поваги недостойний. Однак демонструвати це думка не потрібно. Не забудьте також вказати свої посаду, прізвище та ініціали. Якщо відправляєте відповідь в паперовій версії, поставте під ним свій підпис.
Переписка по електронній пошті хоча і поступається за швидкістю мессенджерам і чатах, все-таки працює швидше, ніж обмін посилками та листами в пошті реальною. Крім того, в електронній пошті набагато простіше, ніж в чаті, обмінятися файлами, особливо великими. Надішліть такий файл другу у відповідному листі.
Вам знадобиться
  • Комп'ютер із підключенням до інтернету
Інструкція
1
Авторизуйтесь на сайті поштового сервісу і увійдіть в свою поштову скриньку. Виберіть лист, натиснувши на нього один або два рази лівою кнопкою миші.
2
Серед вкладок над листом знайдіть команду «Відповісти». Часто поруч з нею розташовується її символ - стрілочка вліво (тобто назад). Натисніть на нее.На новій сторінці з'явиться поле з введеною за замовчуванням темою листа (зазвичай має вигляд "Re: тема отриманого листа"). Можете змінити назву теми за своїм усмотренію.Под полем з темою буде інше, з текстом вихідного повідомлення. Як правило, над ним покладається писати власне повідомлення. Якщо текст отриманого листа вам заважає, видаліть його, виділивши і натиснувши кнопку "Delete". Введіть власне сообщеніе.Еслі хочете прикріпити файл, прокрутите до закінчення поля з відповіддю і клацніть кнопку «Прикріпити файли» (або «Прикласти файли»).
3
Кнопка швидкої відповіді знаходиться не тільки над повідомленням, але і під ним. Прокрутіть лист до кінця і знайдіть команду «Відповісти». В активованому полі (під отриманим листом) буде текст отриманого повідомлення. Залиште або видаліть його на свій розсуд, введіть власне повідомлення. Прикріпити файл ви зможете після натискання команди «Прикріпити файли» під адресою одержувача. Можливість редагувати тему виключена.