Як написати діловий лист-відповідь. Як відповісти на діловий лист.

Отримуючи повідомлення від партнера по бізнесу, багато хто намагається якомога швидше відповісти на отриманий запит, щоб не змушувати чекати партнера. І це правильно - час в цьому випадку нерідко має значення, яке важко переоцінити. Але не замислюючись особливо про форму відповіді, мало хто думає, що цим він може нанести удар по репутації компанії.
Інструкція
1
Для початку уважно вивчіть питання, викладені в листі контрагента. Підготуйте короткий варіант відповіді по кожному з пунктів, якщо таких в ньому кілька. Тепер приступите до оформлення листа-відповіді на запит. Для цього візьміть фірмовий бланк компанії, з нанесеними на ньому логотипом і реквізитами фірми. Якщо такого не існує, наберіть шапку листи, вказавши в ній необхідні відомості, вручну. Розміщення реквізитів у листі дуже цінно для вашого бізнес-партнера. Пропонуючи їх в кожному повідомленні, ви позбавляєте його від необхідності кожного разу розшукувати їх в стосі паперів чи комп'ютерних файлах, а також від необхідності робити окремий запит за реквізитами при бажанні скласти новий договір або оплатити рахунок.
2
У правому верхньому куті напишіть реквізити адресата листа. Тут вкажіть назву організації, посаду учасника запиту та його ПІБ. Навпаки, в лівому кутку виділіть рядки для вихідного номера, який буде присвоєний документу при реєстрації, та дати. Найменування документа в такому випадку не пишеться. Почніть відразу з обігу на ім'я та батькові, після слова «Шановний». У змістовній частині листа першими словами буде «У відповідь на ваше лист повідомляємо» (запит, вимога і т.д.). Далі розпишіть по пунктах всі заготовлені відповіді, дотримуючись такої порядкової нумерації, яка була у вихідному листі.
3
В заключній частині висловіть прохання, побажання чи вимоги, не забуваючи дотримуватися поважного тону, ділового стилю письма і стежити за грамотністю. Завершіть лист словами «З повагою» і назвіть свої ПІБ, а також займану посаду. Крім того, напишіть тут ваш телефон для зв'язку та e-mail, якщо хочете отримати відповідь лист або коментарі з приводу сказаного в листі.
Корисна порада
Якщо вам, з обов'язку служби, часто доводиться писати відповіді на однотипні запити, розробіть і збережіть зразок листа, слідуючи вищевикладеним рекомендаціям. Він повинен включати в себе ключові фрази і поля для вільного заповнення, підготовлені для внесення змінюється інформації.
Електронна пошта міцно увійшла в життя сучасної людини. Створений на будь-якому поштовому ресурсі e-mail дозволяє отримувати листи, відправляти на них відповіді, короткі і з додаванням різноманітних файлів.
Вам знадобиться
  • - зареєстрований e-mail.
Інструкція
1
Написати відповідь лист його відправнику дуже легко. Але для цього потрібно заглянути в ваш електронний ящик. Якщо ви не користуєтеся функцією автозбереження облікових даних, для входу в e-mail спочатку необхідно буде ввести у відповідні поля логін і пароль.
2
Опинившись на головній сторінці поштового ящика, праворуч знайдіть посилання з написом «Вхідні». Відкрийте вікно і виберіть у ньому лист, на який збираєтеся відповідати. Натисніть «Прочитати». На наступній сторінці з'явиться отриманий лист. Відповісти на нього ви можете, натиснувши відповідну функцію на верхній панелі вашого електронного ящика. Після кліка по кнопці «Відповісти» напишіть в тіло повідомлення потрібний текст і натисніть «Відправити».
3
Також ви можете вибрати в кінці листа пункт «Швидка відповідь». Якщо до листа необхідно додати додатковий файл (документ, музику, зображення або відео), натисніть кнопку «Прикріпити». Потім вкажіть місце розташування документа, яке потрібно включити до листа, і клацніть по напису «Відкрити». Зачекайте, поки файл прикріпиться, після чого відправте лист. Також ви можете скористатися розширеними можливостями для оформлення листа, обравши для нього відповідну тему, шрифт, колір та інші параметри.
4
До речі, при такому способі відповіді на лист вам не потрібно буде додатково вводити адресу одержувача, так як він автоматично заповнить рядок «Кому».
5
Також можна відправити відповідь, створивши новий лист. Для цього виберіть на верхній панелі опцію «Написати». Потім в рядку «Кому» вкажіть адресу електронної пошти одержувача або додайте його e-mail з адресної книги. Також можна набрати перші символи адреси, і система видасть вам все схожі адреси. Вам залишиться тільки вибрати потрібного користувача. В графу «Тема» внесіть інформацію про лист або, якщо хочете, залиште це поле порожнім. Потім натисніть «Відправити».